Nunca mais erre na escolha do software de gestão

Nunca mais erre na escolha do software de gestão

Há uma grande variedade de software de gestão de projetos no mercado. No entanto, ter muitas soluções concorrentes para escolher pode criar confusão e fazer com que os tomadores de decisão se sintam sobrecarregados.

A seleção do software de gestão errado leva a uma ampla gama de problemas como reduções no fluxo de comunicação, relatórios imprecisos, e queda de faturamento e produtividade em geral.

Logo, se você não sabe o que buscar, encontrar um novo software pode ser uma tarefa complicada e demorada, e sua decisão final afetará suas operações de negócios nos próximos anos.

Para ajudar a tornar essa escolha um pouco mais fácil, descrevemos os erros mais comuns cometidos durante o processo de seleção. Fuja deles!

Os erros mais comuns a serem evitados ao escolher um software de gestão

1. O software não atende aos requisitos do negócio

Um dos maiores erros que as pessoas cometem ao selecionar uma ferramenta de gestão de projetos é não traçar uma lista clara de requisitos necessários. Afinal, como um software pode atender com precisão às suas necessidades, se você não sabe quais são?

Muitas vezes, o software mais famoso e cheio de recursos é mais uma distração do que um propulsor de produtividade. Para evitar adquirir um software aquém das suas reais necessidades, envolva várias partes interessadas no processo de seleção do software de gestão da sua empresa.

Confiar no ponto de vista de uma única pessoa (ou departamento) é muito limitado, especialmente se várias equipes estiverem interagindo com o novo sistema diariamente. Considere montar uma equipe de colaboradores que possam defender suas respectivas necessidades departamentais.

Depois de coletar essas necessidades, crie um documento de requisitos para usar no restante do processo de seleção. Isso inclui:

  • Avaliar como a organização se comunica com todos aqueles que trabalham em projetos, incluindo membros da equipe interna e externa
  • Considerar como o compartilhamento de arquivos é realizado entre os membros da equipe e como deve vir a ser
  • Analisar como a empresa rastreia recursos como custos, materiais e recursos humanos
  • Determinar os tipos de relatórios que precisam ser preparados e sua frequência, quanto tempo é gasto com isso e o quanto eles são precisos

Basicamente, é fundamental considerar todos os aspectos envolvidos no processo de gerenciamento de projetos para formular uma lista precisa dos requisitos necessários.

2. O software é muito complexo

É tentador escolher um software de gestão de projetos que oferece uma ampla gama de recursos e diversas integrações. O problema é que muitos têm recursos que provavelmente nunca serão usados e isso pode sobrecarregar e complicar a curva de aprendizado, muitas vezes dificultando até mesmo o processo de implementação do software.

Esse erro leva a gastos desnecessários e à subutilização do sistema por parte dos funcionários. Lembre-se: quanto mais complicada for a plataforma, mais difícil será para os colaboradores usá-la, e isso aumenta as chances de erro.

Existe uma abordagem eficaz para minimizar o risco associado à seleção do software de gestão de projetos. Crie uma lista de recursos priorizados na seguinte ordem:

  • Os “must-haves”, ou seja, os recursos que são absolutamente necessários
  • Uma lista de recursos que não são necessariamente necessários, mas seria bom ter
  • Uma lista de recursos que não são totalmente desnecessários para sua empresa

Priorizar suas necessidades desse tipo de maneira organizada ajudará você a tomar decisões de compra de software mais bem informadas.

3. O software não tem relação com o planejamento estratégico do negócio

Desconfie de soluções de software de gestão de projetos que abordem apenas problemas atuais. Ao avaliar uma plataforma, deve-se imaginá-la crescendo com o negócio. Em outras palavras, o planejamento estratégico deve ser levado em consideração durante os estágios iniciais de avaliação.

Os tomadores de decisão devem procurar softwares que ofereçam soluções vinculadas ao planejamento estratégico, atendendo tanto às necessidades imediatas atuais quanto às necessidades futuras projetadas.

Saiba mais sobre por que alinhar o planejamento estratégico ao seu software de gestão

4. Ter um software de gestão com suporte deficiente

O mundo atual está em um processo de evolução constante, logo o seu software de gestão precisa evoluir em um ritmo acelerado também. Mas é preciso ficar atento a plataformas que cobram por recursos adicionais e atualizações.

Existem muitas ferramentas que exigem que você pague a mais por cada complemento ou atualização lançada. Evite esse erro garantindo que a solução esteja aberta a atualizações, upgrades e adição de recursos personalizados. Pergunte se as ferramentas de software que você está considerando têm flexibilidade para lidar com outros tipos de projetos que possam surgir no futuro.

Considerações finais

Deixar de planejar com antecedência geralmente resulta em custos mais altos e redução na produção. Existem opções praticamente infinitas disponíveis no mercado. Cada ferramenta disponível é boa e eficaz em seu lugar. Cabe a você decidir quais são suas principais áreas de trabalho, onde você vê a ferramenta se encaixando em sua cultura de trabalho e como você pode tirar o máximo proveito dela.

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Uma vez que você tenha uma visão clara sobre todos estes pontos, você pode eventualmente encontrar o melhor software de gestão de projetos para sua equipe que não apenas aumentará sua eficiência, mas também trará o melhor dela.

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