É fácil se perder no meio de tantas atividades diárias e acabar se distanciando do seu planejamento inicial. Por isso, criar um bom plano de ação para o seu projeto é tão importante. É ele quem irá orientar toda a sua equipe e esforços em prol das suas metas.

Afinal, o objetivo do gerenciamento de projetos é produzir um projeto completo que atenda às metas estabelecidas. E, neste guia, explicaremos exatamente como usar o gerenciamento de projetos de maneira eficaz.

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é definido como a estrutura usada para orientar sua equipe para o sucesso – isso inclui os objetivos, ferramentas e técnicas a serem usadas, tanto a longo prazo quanto no trabalho diário.

Por que o gerenciamento de projetos é importante? 

O gerenciamento de projetos é importante porque fornece liderança, motivação e remoções de obstáculos que ajudam as equipes a introduzir novos produtos ou serviços, aumentar a receita e cumprir outras metas da empresa.

Ao priorizar o uso de métodos e estruturas eficazes de gerenciamento de projetos, as organizações podem melhorar de forma proativa e contínua seus fluxos de trabalho para evitar gastos excessivos e erros.

Durante esses tempos de mudança acelerada, as empresas que chegam ao topo contam com um gerenciamento de projetos sólido para se manterem eficientes e produtivas.

Como você inicia um projeto?

1. Iniciando

Como acontece com qualquer bom projeto, a preparação é vital para garantir que será concluído no prazo e dentro do orçamento. Durante a fase de iniciação, determine o seguinte para criar a base do projeto:

• Escopo do projeto: os limites específicos e limites do projeto. Abrange essencialmente o que será realizado e o que não será realizado no projeto (ou seja , os objetivos) . Estabelecer esses limites evita algo chamado “aumento do escopo”.
• Visão geral do projeto de alto nível: considera os recursos, o tempo e as metas necessárias para concluir um projeto. Incluída na visão geral esta é uma maneira de monitorar esses requisitos ao longo do tempo.
• Orçamentos: quanto é necessário para alcançar um projeto de sucesso?

2. Planejamento

Durante esta fase, os principais marcos e datas  são definidos, incluindo a data final de conclusão do projeto. Ao ser claro e intencional sobre o cronograma, você pode ajudar a garantir que todos os membros da equipe busquem o mesmo objetivo. Isso também evitará confusão quando você encontrar obstáculos.

Durante esse processo, é importante definir qual metodologia de gerenciamento de projetos a equipe seguirá. Há muitos para escolher: Agile, Waterfall, PRINCE2, PMBOK, Scrum, Lean e Kanban (para citar alguns dos mais populares). Entraremos em mais detalhes sobre alguns deles posteriormente neste guia.

A fase de planejamento também inclui:

• Selecionando os membros da equipe
• Delineando entregas
• Estimando recursos
• Determinando atividades associadas

3. Execução

Neste ponto, tudo se resume a fazer as coisas. Durante a fase de execução, você executará os detalhes de seu plano de projeto para entregar seus produtos às partes interessadas específicas. Esta etapa ocorre simultaneamente com a fase de monitoramento e controle e pode envolver:

• Gerenciando fluxos de trabalho
• Recomendar mudanças e ações corretivas

4. Monitoramento / Controle

Isso é crucial em qualquer ciclo de vida do projeto, pois ajuda os gerentes de projeto a responder à pergunta: onde estamos em qualquer ponto do projeto vs. onde devemos estar de acordo com o plano do projeto? O monitoramento eficaz requer:

• “Check-ins” regulares e consistentes do projeto
• Uso de documentação de projeto adequada e ferramentas ou estruturas de rastreamento (como quadros Kanban, gráficos de Gantt e stand-ups de equipe). Quanto mais visual e em tempo real for, melhor, pois você poderá comunicá-lo facilmente aos principais participantes e fazer ajustes.

5. Fechamento

Essa etapa final, às vezes conhecida como “entrega do projeto”, é quando você finaliza todas as atividades e entrega o produto final ao cliente (uma equipe interna ou uma parte interessada externa).

Alguns componentes adicionais podem ser:

• Conclusão de quaisquer contratos ou acordos formais
• Uma revisão completa ou auditoria do que deu certo, do que não saiu como planejado e como as equipes e projetos futuros poderiam aprender com isso.

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