Simplifique seu fluxo de trabalho com o Target

Agilizar processos em projetos evita complicações desnecessárias. Obviamente, a complexidade excessiva é um dos maiores obstáculos para concluir um projeto no prazo e dentro do orçamento.

Mesmo projetos bem planejados e claramente definidos podem sair do controle e se tornar algo que nunca deveriam ser.

Felizmente, várias estratégias a seguir permitem agilizar os processos em um projeto e manter o foco nos objetivos finais.

De olho no planejamento estratégico

O gerenciamento de projetos é semelhante a um quebra-cabeça: você precisa seguir a imagem na capa da caixa para fazer as peças se encaixarem.

O projeto pode parar se você se fixar em uma ou duas peças e não olhar para a figura final.

As pessoas geralmente planejam atividades individuais concentrando-se no fazer e não nos resultados finais ou intermediários.

Dessa forma, o foco muda do planejamento estratégico para o planejamento das tarefas do projeto com base nos resultados desejados.

Tire ideias ou siga processos já aprovados

Ao criar um plano de projeto, e geralmente ao longo de seu ciclo de vida, não tenha medo de seguir métodos que funcionaram para outras situações semelhantes.

Se outra equipe desenvolveu com sucesso um processo que conclui tarefas semelhantes, você pode pegar uma sugestão ou copiá-la inteiramente.

As melhores práticas são um depósito de ferramentas de sucesso que podem ser aplicadas a outros projetos e compartilhadas com outras equipes.

Atribuir responsáveis, prazos e encaminhamentos

Quando atribuímos uma tarefa, muitas vezes não basta dizer que alguém é responsável por isso ou aquilo e deixar que essa pessoa se organize.

Na maioria dos casos, o gestor do projeto deve nomear uma atividade e fornecer informações sobre o prazo e identificar as consequências que o não cumprimento desses prazos pode trazer.

Isso não significa ameaçar a equipe de demissão, mas apenas deixá-los saber quais outras tarefas estão subordinadas a essa atividade específica e o custo potencial ou resultado de um atraso.

Em muitos casos, as pessoas envolvidas recebem apenas uma peça do quebra-cabeça e não têm a oportunidade de ver a imagem final em sua totalidade.

Por causa disso, eles podem não estar cientes das outras peças em movimento, e contar a eles o que está envolvido os ajudará a entender melhor a importância de suas ações, e a ignorância não será uma desculpa.

Use um software de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos ajuda a reunir todas as informações de um projeto em um só lugar, permitindo que você saiba a todo momento seu status.

Ao escolher um software de gerenciamento de projetos, você garante que o gestor e toda a equipe estarão na mesma página, mesmo trabalhando remotamente.

Além disso, esse tipo de software é benéfico para notificações diárias, semanais ou mensais que podem ajudar a manter o trabalho nos trilhos, lembrá-lo de prazos e gerenciar prioridades.

Ao liberar os membros da equipe de lembrar de suas tarefas diárias, eles terão mais energia mental para se concentrar no que realmente precisam.

Mantenha-se organizado

O gestor  é responsável por gerenciar todos os detalhes que permitem que um projeto progrida com sucesso.

Esses detalhes incluem o rastreamento de tarefas atribuídas e concluídas.

Para manter o projeto sob controle, você precisa fazer as seguintes ações:

• Atualize o status da tarefa no software de gerenciamento de projetos com frequência e regularidade.
• Marque as atividades assim que elas terminarem.
• Atribua tarefas aos membros da equipe em intervalos regulares, mas sem sobrecarregá-los para evitar desempenho reduzido.

Manter a ordem e ficar sempre de olho no nível de carga de trabalho dos membros da equipe ajuda a manter a eficiência e o moral dos funcionários elevados.

Gerencie prioridades e reduza o tamanho da tarefa

Especialmente com vários projetos sendo executados simultaneamente, é essencial gerenciar prioridades e escolher uma ordem de trabalho que seja coerente.

Quando isso não acontece, os planos falham e os projetos não são concluídos da forma mais rápida e eficiente possível.

Para simplificar o processo, o gestor de projetos deve dar mais atenção a alguns projetos ao invés de engajar todos eles, principalmente quando você tem que gerenciar recursos limitados.

O mesmo se aplica se você tiver mais de uma atividade ao mesmo tempo.

Uma das chaves para agilizar os processos é entender o que é importante – e o que não é – e reavaliar continuamente a lista de prioridades à medida que novas coisas são adicionadas.

Além disso, reduzir o tamanho das tarefas também é uma estratégia que ajuda a agilizar os processos nos projetos.

Os gestores de projeto devem, portanto, desenvolver a simplificação de processos como uma habilidade crítica de liderança.

Com uma abordagem bem estruturada e organizada e seguindo as diferentes estratégias apresentadas neste artigo, você poderá eliminar complexidades desnecessárias e concluir projetos com mais rapidez e eficiência.

Mas, para simplificar mesmo o seu fluxo de trabalho, o ideal é contar com o Target. Conheça melhor a nossa ferramenta!