Como aproveitar melhor uma reunião

Você já participou de uma reunião corporativa e percebeu que sua equipe, ou até mesmo você, acabaram esquecendo as resoluções discutidas logo depois de deixar a sala de conferências?

Acredite se quiser, mas boa parte das decisões em uma reunião acaba nem sendo colocadas em prática simplesmente porque são debatidos tantos pontos que as pessoas precisam tomar nota de tudo ou simplesmente esquecem o que precisavam fazer.

Mas é possível reverter essa situação com algumas dicas simples e práticas. Acompanhe a leitura deste post e veja a diferença no dia a dia da sua equipe.

Anotações ou atas de reunião?

Algumas pessoas não sabem bem a diferença entre tomar notas de uma reunião e produzir uma ata dela. Claro que ambas servem para resumir os principais pontos de uma conferência. Entretanto, elas divergem em um ponto principal: a ata é mais formal e tem características mais amplas.

É preciso que uma ata de reunião inclua:

• Uma lista de todos que participaram da reunião
• Uma lista de ausentes
• Quando a reunião começou e quando foi encerrada
• Principais tópicos cobertos na reunião
• Quaisquer ações ou decisões tomadas durante a reunião

Já as notas são bem mais informais e pessoais, pois dizem respeito ao que cada um entendeu como mais importante, por isso, duas pessoas podem sair de uma mesma reunião com anotações completamente diferentes. E é justamente aí que é fácil perder o foco nos objetivos maiores previamente discutidos.

Como fazer anotações de reuniões

As atas atuam como um documento oficial, elas abordam tudo o que é importante em uma reunião. No entanto, muitas vezes você precisa fazer suas próprias anotações separadas. Para algumas pessoas, tomar notas ajuda no processo criativo; para outras, permita que você registre informações de uma forma que seja mais fácil de entender.

Embora as anotações da reunião não sejam tão formais e estruturadas quanto uma ata, você ainda precisa seguir alguma estrutura ao escrevê-las. Do contrário, seu bloco de notas pode ficar entulhado com frases abreviadas e confusas que fornecem muito pouca informação.

O objetivo é sempre manter suas anotações o mais claras e objetivas possível, sem perder nenhum detalhe importante.

Vejamos as principais informações que você precisa anotar ao fazer participar de uma reunião:

Pontos principais

Registre um breve resumo de cada item na agenda e os resultados que você discutiu. Tente limitar cada ponto a não mais do que três frases e certifique-se de pedir confirmação à sala antes de escrever quaisquer planos ou decisões. Isso vai te ajudar a cumprir prazos e a ser fiel às ações definidas.

Ações a realizar

Se na reunião foram propostas intervenções a serem realizadas, certifique-se de anotar cada tarefa, a quem ela foi atribuída e sua data de entrega.

Principais ideias

Se você tiver insights, perguntas ou acompanhamentos que deseja fazer após o encerramento da reunião, inclua uma seção para fazer anotações e não esquecer depois.

Otimize as suas reuniões

Use a pauta da reunião para refletir o que é discutido para que você não duplique essas informações, deixe claro o que precisa ser feito como um resultado da reunião, grave o áudio para que nada seja perdido e, em seguida, envie suas anotações a todos os participantes, deixando claro quem tem dever de casa.

Parece complicado? Não se você puder contar com uma ferramenta de gestão capaz de otimizar todo esse processo.

O Target possui um sistema de comunicação interna capaz de dar celeridade às reuniões, tornando-as mais produtivas antes, durante e após uma conferência.

Antes da reunião

É possível utilizar o Target para criar relatórios mais dinâmicos e gerenciar projetos em tempo real. Além do mais, a plataforma possui um módulo de apresentações que facilita a criação de slides com gráficos já integrados pelo sistema, dando agilidade, profissionalismo e mais poder de decisão às reuniões.

Durante uma reunião

Decidiram fazer mudanças no projeto? Simples, por meio da plataforma é possível modificar um status de um projeto, notificar as atividades a serem realizadas e enviar as novas tarefas diretamente para os colaboradores responsáveis.

O ganho de tempo e produtividade é muito maior do que quando a equipe sai de uma reunião sem que essas discussões tenham se tornado concretas em uma lista do que, quando e quem deve fazer.

Após uma reunião

Deixe que sua equipe tome suas próprias notas e envie a ata de reunião diretamente ligada às suas próximas ações por meio do Target.

Ainda é possível conectar a ferramenta a envios de mensagem pelo Telegram, dando mais rapidez às ações urgentes.

Faça um teste! Utilize o Target de forma mais assertiva em suas reuniões e obtenha um aumento significativo na produtividade da sua equipe. Saiba mais sobre a nossa plataforma