Como melhorar suas habilidades de gerenciamento de projetos de forma rápida e eficiente

Uma das melhores maneiras de aumentar a velocidade do projeto é usar um bom software de gerenciamento de projetos.

A maioria das empresas não tem tempo para esperar que seus projetos sejam concluídos fora do prazo, e os gestores não podem se dar ao luxo de desapontá-los. É quando o gerenciamento de projetos se torna fundamental.

Neste artigo, vamos explorar alguns conceitos-chave do gerenciamento de projetos para explicar como usar melhor este recurso de forma simples.

Como fazer um bom gerenciamento de projetos?

Para que um projeto seja bem executado, um de seus pilares é o tempo: ele precisa ocorrer no período pré-determinado e deve permitir uma rápida tomada de decisão para mudar ou acelerar estratégias. Isso garante que você cumpra os compromissos do cronograma e foque nos resultados que deseja alcançar.

De modo geral, o gerenciamento de um projeto de forma rápida e eficiente passa por 4 áreas:

• Planejamento
• Agendamento
• Monitoramento
• Controle

Lidar com o gerenciamento de tempo dentro de cada uma dessas subfunções o ajudará a atingir seus objetivos para todos os projetos.

Por que o gerenciamento do projeto é importante?

O bom gerenciamento de tempo do projeto leva pelo menos um terço do caminho para o seu sucesso.

Manter os olhos sobres as ações que vem adotando ao longo do tempo permite três vantagens competitivas em relação à concorrência:

• Permanecer dentro do escopo do projeto definido
• concluir o projeto no prazo
• ficar abaixo do orçamento

Ok, então o que eu preciso fazer para cada estágio? Acompanhe!

1. Planejamento

É fácil perder de vista algumas etapas do planejamento quando ele está guardado dentro de uma gaveta e fora do nosso monitoramento. No entanto, quando o seu planejamento fica “ao alcance dos seus olhos”, fica mais fácil entender se há alguma contingência e entender o impacto e as penalidades se o projeto falhar.

Quaisquer riscos associados ao atraso devem ser anotados para garantir a sua execução.

Para isso, algumas perguntas devem ser feitas:

• Quais recursos são necessários para o projeto e como está a disponibilidade?
• Que tipo de software de gerenciamento de projeto você usará para dar suporte ao seu projeto?
• O que podemos aprender com a forma como os projetos anteriores foram executados? Existem desafios de cronograma?
• Que reuniões de agendamento você precisa fazer e com quem?

Use suas respostas a essas perguntas para planejar como você abordará o gerenciamento, o controle e a comunicação do cronograma do seu projeto.

2. Agendamento

É aqui que a maior parte do trabalho detalhado é feito em termos de definir o tempo que cada elemento do projeto precisa, junto com a forma de encaixar tudo dentro do cronograma geral.

Com um software de gerenciamento de projetos, você terá uma lista das principais entregas exigidas. Em algumas ferramentas como o Target é possível personalizar seu dashboard para observar os principais resultados em partes menores e mais gerenciáveis.

Depois de ter uma lista completa de tarefas de todas as atividades individuais que compõem as entregas do projeto, você tem mais 2 coisas a fazer:

• Faça uma estimativa do tempo que cada atividade levará
• Identifique dependências

Como estabelecer uma estimativa

Embora não seja uma ciência exata, há muitos fatores a serem considerados ao tentar descobrir quanto tempo levará cada atividade. Fora do escopo do projeto, o fator que mais influencia na estimativa da duração da atividade são os recursos.

Disponibilidade de recursos humanos, seu nível de habilidade e comprometimento devem ser levados em consideração ao tentar estimar a duração da atividade. Outros recursos como materiais, ferramentas e equipamentos também precisam ser levados em consideração.

Pode valer a pena consultar outras informações que a organização tenha e que possa ajudá-lo a fazer uma estimativa mais precisa, como métricas de produtividade e dados de projetos anteriores.

Depois de ter uma ideia de quanto tempo cada tarefa pode levar, você precisa identificar as dependências.

Como identificar dependências

Para deixar claro, dependências são tarefas que dependem de uma ação anterior antes de começar ou terminar. As dependências são um fator chave em como você sequencia as atividades.

Depois de identificar suas dependências e decidir quais tarefas podem ser executadas simultaneamente, você pode começar a reorganizar cada uma de suas atividades em um cronograma de projeto.

Um gráfico de Gantt pode ajudá-lo

• Divida a estrutura geral do projeto em tarefas menores
• Programe e identifique um proprietário para cada atividade necessária
• Identifique dependências entre as tarefas para que os membros da equipe possam ver o que precisa ser concluído e em que ordem

Então, em resumo, ao final desta etapa você deve saber:

• O trabalho que precisa ser feito
• A ordem em que o trabalho precisa ser concluído
• O tempo que deve levar para concluir cada tarefa individual, cada entrega e o tempo estimado geral para a entrega do projeto

3. Monitoramento

Depois de identificar as tarefas ter uma estimativa de duração para cada atividade, você poderá estimar a hora mais cedo e mais tarde que cada atividade pode começar e terminar sem afetar o cronograma geral do projeto.

Seu trabalho neste estágio é ficar de olho em como cada atividade está sendo entregue, especialmente aquelas tarefas mais necessárias.

Se alguma delas sair do combinado, o cronograma geral será atrasado. Você terá que tomar medidas de mitigação, como aumentar o número de recursos alocados para entregar uma tarefa. Isso deve reduzir o tempo necessário e trazer o cronograma de volta ao controle.

4. Controle

Como gerente de projetos, é fundamental que você tome medidas para controlar sua programação se o monitoramento sugerir um problema.

Há uma série de medidas proativas que você pode tomar para reduzir o cronograma geral do projeto caso ocorra um atraso.

Como mencionado acima, adicionar recursos a uma tarefa pode reduzir sua duração – muitas mãos tornam o trabalho mais leve.

Você também pode sobrepor tarefas para que uma ação comece antes que outra termine. Isso é conhecido como “rastreamento rápido”. Ele efetivamente move o início e o fim daquela tarefa e reduz o cronograma geral do projeto. Isso pode ser arriscado, pois adiciona complexidade e pode sobrecarregar a equipe do projeto.

Ambas as medidas também podem adicionar custos ao projeto, e o risco e custo aumentados precisam ser cuidadosamente pesados em relação ao benefício esperado.

Embora seja bom saber sobre essas opções, incluir flexibilidade na linha de base do cronograma desde o início é quase sempre uma boa ideia, contanto que seja aceitável.

Por que o Target?

O gerenciamento de projetos pode ser complicado. É muito mais fácil com um software de gerenciamento eficaz que lida com algumas das tarefas mais complexas.

Nossa plataforma pode ajudar a cuidar de tudo que o seu projeto precisa, do início ao fim!

Nosso software é limpo e fácil de usar. Ele também vem com todos os recursos de gerenciamento de tempo de que você necessita.

Aqui estão algumas outras maneiras pelas quais podemos ajudar:

• Use nosso dashboard personalizável para acompanhar o que faz mais sentido para você
• Use nossa coluna da linha do tempo para escolher intervalos de datas
• Use nossa coluna de status para ver em qual fase um projeto está
• Use nossas colunas de esforço para comparar horas de esforço planejadas e horas de esforço gastas
• Use nossas tabelas e gráficos para criar uma linha do tempo
• Use nosso widget de linha do tempo para visualizar várias linhas do tempo de uma vez

Mostramos por que o gerenciamento do projeto é tão importante e mostramos como começar a usá-lo.

Fale com um de nossos consultores e veja porque o Target é a melhor opção para a sua empresa.