Como tornar suas reuniões mais produtivas com o Target

No meio de negócios reuniões são amplamente descritas como uma grande perda de tempo, e não é à-toa que isto acontece, é muito comum de reuniões começarem com bons pontos e intenções notáveis, mas rapidamente converterem-se em discussões triviais que duram horas, mas não trazem nenhuma definição concreta.

De fato esta percepção é tão verdadeira que um recente estudo realizado pelo serviço online Doodle, onde se analisou mais de 19 milhões de reuniões e entrevistou-se mais de 6,5 mil profissionais da Alemanha, Suíça, Reino Unido e os Estados Unidos, mostrou que, apenas em 2019, companhias estado-unidenses perderam 399 bilhões de dólares com reuniões improdutivas.

O estudo também mostra que não são só os impactos financeiros que reuniões improdutivas geram, dos entrevistados:

• 44% acreditam que reuniões mal organizadas significam que eles não terão tempo para realizar o resto de seus trabalhos;
• 43% afirmam que a falta de clareza nas ações gera confusão nas equipes;
• 38% declararam que uma má organização resulta em perda de foco nos projetos;
• 31% constatam que a presença de participantes irrelevantes à reunião atrasa o progresso;
• 26% advertem que processos ineficientes enfraquecem a relação cliente / fornecedor.

Os entrevistados também revelaram alguns hábitos e comportamentos que irritam os participantes da reunião e tornam-nas menos produtivas. Os relatos são o uso de telefones celulares (55%), interrupções (50%), atrasos ou afastamentos antecipados (49%), falta de atenção ao que os outros participantes dizem (49%), consumação de alimentos durante a reunião (24%), participantes pouco ou nada contributivos (21%) e utilização de notebooks para anotações durante a reunião (9%).

Mas a boa notícia é que existe solução para estes problemas, o estudo mostra que reuniões de sucesso tem quatro características principais que você pode adotar para melhorar a produtividade de suas reuniões! 

• Defina objetivos claros para a sua reunião;
• Tenha uma agenda clara dos objetivos e tópicos a serem tratados;
• Não tenha muitas pessoas na sala;
• Use estímulos visuais como vídeos e apresentações.

Como a maior parte das reuniões dura cerca de uma hora, os custos de uma reunião ineficiente para uma organização podem se elevar facilmente. Então, antes de reservar uma sala e começar a convidar os participantes, tire um tempo para definir com clareza a razão de você estar convocando esta reunião, quais são os objetivos estratégicos que você planeja impactar, quais são os assuntos e tópicos que você planeja trilhar e quanto tempo você pretende gastar discutindo cada um deles. Quem realmente precisa estar presente nesta reunião? Por quê? Quais são os resultados que você planeja obter com esta reunião?

O Target lhe ajuda a cumprir tudo isto com o nosso módulo da ata de reunião, que é marca de sucesso da Facilit Tecnologia em diversas organizações, como o Governo do Estado de Pernambuco, onde conseguimos reduzir o tempo médio de duração de reuniões de 4 para 2,5 horas.

Com a ata de reunião você pode definir com antecedência todos os assuntos e tópicos a serem tratados na reunião, bem como destinar uma duração para cada um deles, mitigando assim a perda de tempo com discussões triviais e inoportunas. Você também pode atrelar os assuntos e tópicos aos objetivos, projetos e etapas do seu planejamento estratégico, tendo assim maior clareza do impacto da discussão na estratégia da sua organização. Depois de tudo isso definido, você pode então convidar os participantes para uma reunião que agora certamente será muito mais frutífera e eficiente.

Tela da ata de reunião Target 2020

Tela da ata de reunião Target 2020Além disso, com a ata de reunião, você pode gerar encaminhamentos para qualquer colaborador acerca do tema que você está discutindo, trazendo assim maior celeridade às ações definidas no ato da reunião. Com o Target você pode navegar pelos objetivos estratégicos e visualizar o seu andamento e seus KPI’s (indicadores-chave de desempenho), tendo assim um melhor dimensionamento do tamanho do problema e facilitando a tomada de decisão, reduzindo o tempo de discussão. As atas de reuniões ficam salvas pra sempre na Plataforma e são enviadas em formato.pdf para os e-mails de todos os participantes presentes ao término da reunião.

E aí? Curtiu? Então entra em contato com o nosso time comercial através do comercial@facilit.com.br e vamos tornar as reuniões mais produtivas! 

Target, transforme planos em resultados.