Como evitar reuniões chatas
Entendemos que as reuniões são necessárias – são boas maneiras de reunir, planejar, decidir e resolver problemas, mas podem rapidamente se tornar chatas, improdutivas e se transformar em debates sobre “qual filme em da Netflix você não pode deixar de conferir,” o que não é útil para ninguém (a menos que você seja um dos jurados do Oscar).
O fato é que as reuniões não precisam ser entediantes. Não existem regras fixas que as pessoas devam seguir. Aprender como administrar reuniões de maneira eficaz é uma das principais habilidades que os novos gestores devem aprender.
1. Aposte no humor, mas sem excessos
O riso é o melhor remédio, e por um bom motivo – ele tem muitos benefícios comprovados para a saúde mental, como aliviar a ansiedade e o estresse, e melhorar o humor.
A maioria das reuniões chatas começa assim que todos se sentam, de modo que os colegas de equipe geralmente não têm a chance de mudar sua mentalidade do que estavam fazendo antes para estarem totalmente presentes na reunião. Talvez alguém tenha analisado números por horas ou esteja escrevendo um relatório com o nariz afundado na tela e seu nível de energia lá baixo, tornando-os menos propensos a contribuir de forma eficaz.
Uma boa maneira de colocar todos na mesma sintonia antes de entrar na reunião é fazê-los rir. Algo tão simples como um vídeo ou meme anima a todos, melhora o humor e os deixa prontos para falar de negócios.
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2. Ande em vez de sentar
As “reuniões ambulantes” estão na moda no Vale do Silício e têm se tornado muito populares.
Caminhar ajuda a superar bloqueios criativos e melhora o humor, o que é ideal para equipes que precisam pensar fora da caixa ou resolver um problema difícil.
Esses tipos de reuniões também aumentam o engajamento e o interesse das equipes nas tarefas em questão. A Harvard Business Review entrevistou 150 trabalhadores americanos adultos e descobriu que “aqueles que participam de reuniões ambulantes têm 8,5% mais chances de relatar altos níveis de engajamento”.
Melhor ainda, caminhar é econômico e uma ótima maneira de se afastar de sua mesa por alguns minutos e, ao mesmo tempo, ser produtivo.
3. Fale apenas sobre o que é necessário
Você já percebeu que está no meio de um longo debate sobre os benefícios de ter uma máquina de café expresso e, de repente, percebeu que o objetivo original de sua reunião era discutir as últimas metas?
Sair do assunto é uma das características mais comuns das reuniões. No entanto, quando você é o responsável por isso, é seu trabalho colocar todos de volta nos trilhos. Uma habilidade-chave da liderança eficaz é ser capaz de impedir que a conversa vá na direção errada, sem fazer com que alguém sinta que você está fechando a porta.
Você não precisa ser um fanático por agenda. Se você precisar impedir alguém de desviar a conversa do assunto, simplesmente diga: “Esse é um ponto excelente que acho que devemos discutir mais a fundo na próxima reunião.
Com o sistema de rastreamento de trabalho como Target, as equipes agora têm total transparência de projetos. Elas podem ver o processo passo a passo de um projeto no conforto de suas próprias mesas, o que é mais eficiente e eficaz do que se reunir pessoalmente para fazer uma atualização geral.
As reuniões presenciais devem ser reservadas para assuntos importantes, como planejamento, solução de problemas e tomada de decisões. Além disso, certificar-se de que os colegas de equipe fiquem no assunto manterá todos ouvindo e engajados o tempo todo.
4. Cuidado com os celulares
Um dos maiores culpados é a tecnologia. Embora a tecnologia tenha melhorado os fluxos de comunicação em muitos aspectos, quando você está sentado para uma reunião cara a cara, as mensagens e notificações podem facilmente distrair sua equipe. Além do mais, o locutor pode facilmente sentir que suas ideias não são importantes se todos estiverem olhando para seus telefones.
Para eliminar essas distrações, peça que sua equipe deixe todos os telefones e laptops na porta. Demonstre a importância da linguagem corporal, tornando-a um ponto de vista e voltando seu corpo para quem está falando. Incentive-os fazendo perguntas ou fazendo perguntas a outras pessoas que não tiveram a chance de se manifestar.
5. Tome o tempo necessário e não mais que isso
Se suas reuniões duram mais de 30 a 45 minutos, isso pode afetar drasticamente a capacidade de atenção de sua equipe. Embora, como alguns estudos afirmam, seus funcionários do milênio muito provavelmente não tenham a capacidade de atenção de um peixinho dourado, os psicólogos descobriram que a capacidade cognitiva que seu cérebro usa para tomar decisões pode na verdade se esgotar quanto mais você a usa. Se usado em demasia, pode diminuir a qualidade do seu poder de tomada de decisão.
Como organizador, você deve estar ciente do tempo e certificar-se de que suas reuniões não ultrapassem o período estipulado ou, se as pessoas começarem a ficar vidradas, é hora de revisitar o debate sobre o expresso durante uma pequena pausa para o café.
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6. Traga guloseimas para compartilhar
Trazer guloseimas para as reuniões é o truque mais antigo que ainda é usado hoje. Funciona porque as pessoas adoram comida. Antigamente, as guloseimas populares das reuniões eram donuts e café, que mantinham os funcionários engajados. Mas acontece que o açúcar e a cafeína são na verdade uma receita para o desastre.
De acordo com LIVESTRONG , “os efeitos da combinação de açúcar e cafeína são devastadores para o corpo. Os níveis de glicose no sangue disparam e, em seguida, caem. Quando combinados com a cafeína, o enorme aumento de energia do açúcar e do estimulante da cafeína leva a uma queda do açúcar no sangue em poucas horas”.
Em vez de guloseimas açucaradas, tente trazer lanches saudáveis. Lanches ricos em proteínas aumentam a capacidade cognitiva e aumentam a produção de neurotransmissores que regulam a concentração e o estado de alerta.
Embora muito açúcar e cafeína não sejam ideais para o corpo, o chocolate meio amargo 50% é aceitável de vez em quando. O chocolate meio amargo aumenta os níveis de dopamina, o que é bom para resolver problemas ou discutir questões difíceis.
7. Reflita: qual é o impacto de suas reuniões?
Talvez você tenha realmente tido uma ótima e envolvente reunião com ideias fluindo e todos contribuindo. No entanto, uma semana depois, você descobre que nada de novo foi implementado e os detalhes da reunião agora estão nebulosos.
Mesmo se você achar que a reunião foi bem, é essencial que você reserve algum tempo no final para encerrar e repassar os postos-chaves, as conclusões e as decisões tomadas. Durante esse tempo, é essencial designar alguém para garantir que cada ponto seja realizado após a reunião para garantir que uma ação seja realizada.
Em última análise, a melhor maneira de descobrir a eficácia de suas reuniões é perguntando aos participantes. Mesmo que você não tenha percebido nenhum desses erros comuns de reunião, ainda pode haver maneiras de simplificá-los e torná-los úteis para todos na sala. Considere pedir a opinião de sua equipe sobre como você pode aproveitar ao máximo cada reunião.
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