Como fazer uma boa gestão de projetos

Para ser um bom gestor de projetos não basta simplesmente agilizar agendas, delegar tarefas e equilibrar orçamentos. Gestores verdadeiramente notáveis ​​exibem habilidades de liderança colaborativa como negociação, avaliação, agilidade e estratégia todos os dias.

Eles sabem como manter o projeto em andamento e o moral da equipe alto; eles sabem para onde querem ir, estão alinhados com a visão estratégica do cliente e estão comprometidos em levar sua equipe adiante de forma colaborativa para um resultado de sucesso.

Aqui está um exemplo na diferença entre bons e excelentes gestores:

Bons gestores cuidam da programação, produção e comunicação. Eles estão profundamente envolvidos na construção das habilidades da equipe e na execução tática da visão estratégica.

Os melhores gestores de projeto podem se adaptar às mudanças; sabem como trazer à tona o que há de melhor nos membros de sua equipe e quando incentivar em vez de forçar. Eles são capazes de ser a calma no olho do furacão e agir de forma colaborativa e decisiva, sabendo que nada é constante além da mudança.

10 dicas de como fazer uma excelente gestão de projetos 

1. Seja ágil

As metodologias tradicionais de gerenciamento de projetos estão provando ser muito rígidas, burocráticas e demoradas para o ambiente de negócios dinâmico de hoje. 

Na verdade, essas metodologias podem funcionar contra os departamentos de TI. Hoje, você precisa responder com agilidade aos problemas e mudanças crescentes. A documentação formal e os processos envolvidos no gerenciamento tradicional de projetos podem pesar.

2. Não micro gerencie

Os gestores ideais são líderes, não maníacos por controle. Ser excessivamente analíticos e investir muito tempo no aperfeiçoamento dos detalhes, quando na verdade deveriam se concentrar em atingir os marcos e a conclusão do projeto pode ser determinante para o fracasso de um negócio.

O gerenciamento flexível de projetos requer um equilíbrio entre o cérebro esquerdo e direito, habilidades físicas e sociais.

3. Continue melhorando sua prática de gestão de projetos

A tecnologia está sempre evoluindo para atender às necessidades de mudança dos usuários. Da mesma forma, sua abordagem de gerenciamento de projetos deve evoluir junto com os processos de negócios e de TI. 

Comunique-se com sua equipe, cliente e parceiros de negócios sobre como você pode melhorar suas práticas de gerenciamento de projetos.

4. Planejamento contínuo

A atividade mais importante da gestão de projetos é o planejamento. O planejamento deve ser detalhado, organizado e requer a participação da equipe. E, como no mundo real, os planos sempre mudam e priorizam as situações. Para isso, planeje, replaneje e planeje.

5. Trabalhe com um senso de urgência

Não seria ótimo trabalhar com um pool ilimitado de tempo, dinheiro e recursos? Aqui na Terra, entretanto, fixamos 24 horas em uma semana de 7 dias, e fomos ensinados desde cedo sobre a importância de gastar dentro de nossas possibilidades. 

Como os projetos são limitados a um cronograma, orçamento e recursos definidos, é de extrema importância que o processo do projeto seja constantemente direcionado para a conclusão. Atualizações regulares, reuniões e acompanhamentos são essenciais.

6. Visualize e comunique todos os produtos e atividades do projeto

Resumindo, o gestor e a equipe devem ter uma imagem dos resultados finais na mente de todos os envolvidos. Isso orienta todos na mesma direção. Evite descrições vagas a todo custo, seja específico, desenhe diagramas e imagens e certifique-se de que todos concordam com isso.

7. Conclua as entregas passo a passo

A ideia de escalar uma montanha de uma vez pode ser paralisante. Mas vê-lo como uma sucessão de etapas e picos é menos intimidante e mais realizável. Da mesma forma, você não quer pular em um projeto com a intenção de construir todas as entregas do projeto de uma vez. 

Trabalhe em cada item passo a passo, obtenha revisões e aprovações de processos, e sempre mantenha um senso de direção.

8. Tenha uma gestão de risco saudável

Designe um oficial de risco que será responsável por detectar possíveis problemas do projeto. Você quer alguém que tenha uma boa dose de ceticismo:

• Todos os membros da equipe não devem hesitar em relatar preocupações ou desafios.
• Mantenha um banco de dados de risco de projeto em tempo real que monitore todos os problemas e soluções.
• Não fique obcecado. Avaliar os riscos não deve ser sua principal prioridade. A última coisa que você deseja é desperdiçar seu tempo e recursos no gerenciamento de riscos, pois isso o impedirá de concluir um projeto, muito menos lhe dará coragem para iniciá-lo. Lembre-se de que você deseja uma dose saudável de gerenciamento de risco, não uma dose paralisante.

9. Adote uma comunicação aberta

A comunicação é vital em todos os aspectos do gerenciamento de projetos. Siga uma política de comunicação aberta, incentivando todos os membros a expressar suas opiniões e preocupações. Isso elimina os jogos de espera e reduz significativamente o risco de erros, economizando tempo e dinheiro.

10. Nunca perca de vista os três fatores: tempo, orçamento e qualidade

Embora as práticas de gerenciamento de projetos tenham mudado para serem mais flexíveis e abertas, a base permanece a mesma. O sucesso do projeto ocorre quando ele é entregue no prazo, dentro do orçamento, com um nível de entregas satisfatório para o cliente. A principal função do gerente de projeto é manter todos os membros da equipe cientes dessas três grandes – Tempo, Orçamento e Qualidade.

Os excelentes gestores de projetos são altamente qualificados na solução de problemas e sabem as etapas a serem seguidas para chegar a uma solução.

Eles sabem como avaliar situações de bifurcação e fazer as perguntas certas, tais como: É necessário um novo fornecedor ou o atual funcionará se ele for gerenciado de forma diferente? O cliente ficará mais feliz se restringirmos o escopo deste projeto ou alterarmos as datas de entrega? Gestores de projeto excepcionais geram alternativas; eles avaliam e colaboram para selecionar as melhores opções sem drama ou dúvidas.