Tudo o que você precisa saber sobre software de gestão de projetos online

Gestores experientes sabem que todo projeto de sucesso é pautado por uma colaboração eficaz, principalmente quando se trabalha em projetos maiores que envolvem dezenas de membros da equipe, muitos deles, provavelmente, trabalhando remotamente.

Coordenar todos esses recursos, bem como se comunicar de maneira eficaz com clientes e equipe, é um dos maiores desafios dos gestores atualmente.

A boa notícia é que já é possível contar com um software de gestão de projetos online capaz de promover a integração de que você mais precisa.

A parte difícil é decidir qual deles funciona melhor para você e a sua equipe. É aí que entramos. Este artigo ensinará tudo o que você precisa saber sobre software de gestão de projetos online.

Acompanhe a leitura!

O que é um software de gestão de projetos online?

O software de gestão de projetos online é qualquer tipo de software ou aplicativo projetado para ajudar as equipes a se comunicarem e trabalharem juntas de forma mais eficaz para realizar o trabalho com mais eficiência.

Claro, isso lança uma rede bem ampla, e há muitos tipos diferentes de software de colaboração em equipe. Daí a necessidade de você saber exatamente o que deve procurar antes de se decidir por um.

Como funciona o software de gestão de projetos online?

Não existe um padrão entre os diferentes tipos de software de gestão de projetos. Dito isso, existem alguns recursos comuns que você encontrará (e precisará) em uma ferramenta de colaboração online.

Separamos os principais:

1. Mensagens instantâneas

Para ser realmente eficiente, um software de gestão de projetos online deve ser capaz de enviar mensagens instantaneamente a qualquer pessoa de sua equipe. No mundo atual, mesmo as comunicações por e-mail são consideradas desatualizadas.

As ferramentas de colaboração geralmente fornecem mensagens em grupo e individuais, bem como canais específicos.

Por exemplo, na Plataforma Target, junto com as mensagens, oferecemos notificações via Telegram, o que torna o tempo de resposta muito mais ágil do que por e-mail:

2. Videoconferência

Quer você esteja agendando uma reunião virtual ou precise bater um papo rápido com um membro da equipe em tempo real, a videoconferência é indispensável.

Ela permite que você torne os processos ainda mais rápidos e possa dar feedback em tempo real às suas equipes.

O Target, por exemplo, possui integração com o Google Meets, uma das melhores e mais conhecidas opções neste segmento.

3. Compartilhamento de documentos

Algumas plataformas, como o Target, permitem uploads de documentos e muitas oferecem a capacidade de adicionar links para arquivos baseados em nuvem, como o Google Docs.

Lembre-se de que ter essa integração é indispensável para que seu software de gestão faça sentido no contexto do seu dia a dia, afinal muitas equipes já trabalham com essas ferramentas.

Quando você troca muitos processos em pouco tempo isso demanda uma curva de aprendizado maior, podendo atrasar trabalhos e desmotivar seus colaboradores.

Então, foque em softwares que sejam mais intuitivos e personalizáveis para facilitar a realização de tarefas e projetos ao longo do tempo.

4. Ferramentas de planejamento e rastreamento de projetos

Algumas plataformas se concentram inteiramente na comunicação, outras se concentram no planejamento. Você provavelmente vai querer unir ambos, com planejamento de projeto e ferramentas de monitoramento, como diferentes visualizações, incluindo o salvamento em PDF, XLS, CSV.

5. Relatórios e painéis

Você vai querer ser capaz de verificar rapidamente o progresso do projeto e criar relatórios semanais ou mensais para as equipes de gerenciamento, portanto, procure uma ferramenta de colaboração que possa simplificar esses processos.

6. Permissões de compartilhamento

Ótimas ferramentas de colaboração de equipe permitem que você ajuste individualmente as permissões de compartilhamento e acesso, de forma que você inclua os responsáveis sem sacrificar dados confidenciais.

Quais são os benefícios do software de gestão de projetos online?

Normalmente, as ferramentas de software de gestão de projetos online oferecem aos gerentes estes benefícios:

• Melhor comunicação com sua equipe, clientes, partes interessadas e gerentes
• Uma fonte confiável de armazenagem de todos os documentos e notas relevantes
• A capacidade de compartilhar informações sem colocar dados confidenciais em risco
• Projetos que terminam dentro do prazo e do orçamento
• Uma visão de alto nível sobre se sua equipe está ou não no caminho certo
• Consistência da produção do trabalho

Agora você consegue ter uma noção geral de como um software de gestão de projetos online pode ter um campo de atuação muito vasto, não é mesmo?

Comece a usar um software de colaboração agora

Não há como escapar do fato de que a colaboração eficaz em equipe é difícil, exigindo o foco de todos e um gestor forte que tenha a capacidade de reunir os colaboradores e fazer com que trabalhem bem juntos.

A maior e mais rápida vitória, porém, é implementar um aplicativo de colaboração para melhorar a comunicação da equipe, acelerar fluxos de trabalho e fornecer uma fonte de dados.

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