5 dicas para tornar suas reuniões mais dinâmicas e produtivas

Desde o início da pandemia da Covid-19, as reuniões migraram para o modelo remoto e mesmo hoje vêm se tornando cada vez mais comuns. A medida, antes vista como apenas uma forma de distanciamento social, provou ser mais dinâmica e produtiva, quando realizada da maneira correta.

Entretanto, é comum ouvir expressões do tipo: “mais uma reunião que poderia ter sido só um e-mail”. Isso prova que, muitas vezes, não basta mudar o suporte, a ferramenta ou o ambiente, é preciso mudar toda uma abordagem.

Ao longo dos anos, o Target vem ajudando gestores público e privados a não perder seu planejamento estratégico de vista e, por isso, sempre apostamos em formatos de reunião mais dinâmicas e produtivas.

Aqui estão algumas dicas úteis para você seguir:

1. Estabeleça e comunique as regras

O primeiro ponto de partida para que qualquer coisa funcione é estabelecer como isso deve ser feito, certo? Então, antes de pensar em uma reunião, defina quais as regras para que todos saibam exatamente como proceder.

Quando enviar o convite para a reunião, não esqueça de mencionar as regras que você estabeleceu. Você vai ver, aos poucos, esse processo se tornará mais natural e produtivo.

Abaixo separamos algumas regras que podem ser úteis para você. Mas lembre-se: cada corporação é de um jeito, então, só fique com as dicas que realmente vão funcionar para a sua realidade:

• escolha um local confortável e reservado para participar da reunião (a sua cama não conta);
• remova todas as distrações e avise a sua família que você estará em uma reunião;
• se possível, desfoque o fundo para não causar distração aos participantes;
• mantenha sua câmera ligada, mas silencie a conferência se você não estiver falando;
• use roupas confortáveis e adequadas;
• adie todas as outras tarefas e concentre-se apenas na conferência.

2. Crie a agenda com antecedência

O segundo passo é criar uma agenda para sua reunião, incluindo todos os tópicos que você deseja cobrir. Tenha uma ideia clara de quais itens em sua agenda são mais importantes para que você possa se ajustar de acordo, manter as coisas sob controle e permitir uma discussão mais aprofundada, se necessário.

A agenda deve incluir:

• principais pontos a serem discutidos;
• sua estrutura (quando e por quanto tempo, tempo gasto em cada ponto);
• listar participantes;
• tarefas individuais que devem ser concluídas antes da reunião e apresentadas na conferência;
• documentos e arquivos adicionais que você usará na reunião.

3. Busque uma ferramenta que integre tudo o que você precisa

A cena mudou um pouco de contexto, mas continua a mesma. Se antes era complicado conduzir uma reunião com pilhas e mais pilhas de papel, imagine fazer isso com dezenas de aplicativos e janelas no seu navegador.

Esqueça de uma vez por todas as planilhas do Excel e as apresentações do PowerPoint. Busque uma ferramenta que integre tudo o que você precisa em um só lugar.

Por exemplo, com o Target, você pode criar relatórios com base nos seus indicadores de desempenho, elaborar atas de reuniões, realizar videoconferências e ainda realizar os encaminhamentos com o que cada membro ficou responsável por fazer.

A economia de tempo que se consegue com uma ferramenta de gestão deste tipo é muito maior do que passar horas importando dados de um lugar para o outro. Além do mais, essa agilidade garante feedbacks de maior qualidade, favorecendo uma tomada de decisão muito mais estratégica. Faça o teste!

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4. Faça reuniões somente com pessoas que precisam estar presentes

Outra coisa importante é convidar para a conferência apenas as pessoas que estão vinculadas a um projeto ou que estão realizando uma determinada tarefa. Eles estarão constantemente participando da conversa, tornando a chamada virtual mais útil.

Caso seja necessário apresentar algumas informações gerais a todos na empresa, é melhor realizar várias reuniões sobre o mesmo tema com diferentes departamentos do que convidar todos ao mesmo tempo.

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5. Incentive a participação

A participação engajada na conferência pode ser incentivada de várias maneiras. Primeiro, peça a sua equipe que pense sobre algumas questões e pontos da reunião ao enviar uma pauta. Assim, os colaboradores poderão elencar algumas ideias que gostariam de compartilhar na conferência e discuti-las posteriormente.

Além disso, você pode fazer algumas perguntas durante a chamada online e ouvir algumas respostas. Pergunte ao acaso, para que todos fiquem atentos e tentem não perder nada.

E não se esqueça de enviar atas de reunião assim que terminar a conferência online. Estas são algumas dicas simples que todos podem usar para tornar as conferências mais dinâmicas, eficazes e interessantes.

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