5 dicas para manter seu projeto dentro do orçamento

A maioria de nós já está muito familiarizada com os estouros de orçamento. E isso é um dos maiores vilões para o sucesso de muitos projetos. Afinal, manter os projetos dentro do orçamento não é só extremamente importante para a lucratividade geral, também funciona como um indicador do moral do toda a equipe.

No entanto, com algumas medidas simples é mais do que possível manter seus projetos dentro do orçamento previsto. E não estamos falando de dicas impossíveis de serem aplicadas na prática, mas sim de cinco estratégias utilizadas por nossos clientes para garantir o sucesso em seus projetos sem extrapolar o orçamento.

Acompanhe cada uma delas!

1. Defina um orçamento realista desde o início

Uma das melhores maneiras de se manter dentro do orçamento é examinar as despesas de projetos anteriores.

Se este for o primeiro projeto com um determinado cliente, revise seus orçamentos de projetos semelhantes.

Se você já trabalhou com um determinado cliente antes, analise os orçamentos anteriores para antecipar possíveis gargalos que possam surgir mais à frente.

2. Evite aumentar o escopo

Embora seja comum que alguns aspectos de um projeto em andamento sejam alterados, é útil criar um processo de mudanças e ter sua equipe qualificada para imprevistos.

Crie uma estrutura para comunicar as mudanças do cliente e ajudar os gerentes de projeto a manter o objetivo final em mente. Isso é essencial para fazer um orçamento adequado do tempo da sua equipe.

3. Monitore o tempo da equipe

Na maioria das empresas, sua equipe é seu ativo mais valioso. Como muitos colaboradores são assalariados, algumas empresas não acompanham de perto as horas de trabalho de cada membro da equipe.

No entanto, é difícil saber o quão lucrativos são certos clientes e projetos sem saber como o tempo é alocado.

Com o software certo, o controle do tempo acontece quase sem esforço. Depois de implementar práticas para controlar o tempo, muitas empresas descobrem que clientes aparentemente lucrativos não o são.

Rastrear o tempo da equipe geralmente é um ingrediente que falta na criação de orçamentos de projeto realistas.

4. Use as práticas de contabilidade do projeto

Ao contrário da contabilidade tradicional, a contabilidade de projetos mede o desempenho financeiro de projetos específicos. Requer a coleta de dados importantes em todo o projeto, como informações de tempo e despesas.

A contabilidade de projetos fornece dados em tempo real, dando às empresas os insights financeiros de que precisam para prosperar. Em muitos casos, pequenas decisões em momentos importantes podem ter um grande impacto em permanecer com o projeto dentro do orçamento.

5. Utilize um software de gerenciamento de projeto abrangente

Mais do que nunca, as soluções de software estão fornecendo valiosos insights de negócios para o gerenciamento de projetos. Essas ferramentas ajudam a identificar onde os projetos estão ultrapassando o orçamento e fornecem aos gestores de projeto a estrutura de que precisam para utilizar estrategicamente suas equipes.

O Target é um software de gerenciamento de projeto inovador com faturamento de tempo, controle de despesas e acompanhamento em tempo real das atividades a serem realizadas.

É uma ferramenta valiosa para monitorar o tempo da equipe e calcular os principais indicadores de desempenho, como a taxa efetiva de contas, a taxa de utilização e a lucratividade. Assim, você alcança o sucesso e ainda mantém o projeto dentro do orçamento.

Saiba mais sobre o Target. Converse com um dos nossos consultores.