Como implementar melhoria na análise e controle do gasto público?

A controladoria sempre foi um setor importante nas instituições governamentais, mas com a crise política e econômica que assola o país passou a ser fundamental para estabelecer maior controle do gasto público.

Gastos excessivos de recursos, desvios de materiais e outros desperdícios precisam ser controlados mais de perto para reduzir as despesas e equilibrar o orçamento com as receitas obtidas. Mas, para isso, algumas medidas devem ser adotadas.

Devem ser usados métodos e ferramentas adequadas para aumentar o potencial de gestão dos custos e despesas. Pensando nisso, listamos oito passos práticos e eficientes para você implementar melhorias na estratégia de análise e controle do gasto público.

Acompanhe!

1. Identifique os pontos de desperdício

O primeiro passo é listar todas as despesas que estão sob a sua responsabilidade. Grandes reduções de gastos começam com pequenos atos de economia.

Recursos como energia elétrica, materiais para escritório e a aquisições de máquinas e equipamentos podem ter o orçamento extrapolado, geralmente por falta de planejamento para consumo e compras.

O ideal é andar por todo o local, e também por outros setores que estejam sob a sua responsabilidade, verificando todos os gastos. Faça um registro do que pode economizar e onde criar ações que motivem a redução dos gastos excessivos.

2. Defina indicadores de desempenho

Depois de identificar as fontes dos gastos, principalmente os excessivos, busque nos registros um histórico dessas despesas, considerando o período de um ano, pelo menos, para levar em conta os períodos sazonais. Afinal, alguns meses costumam gerar mais custos que outros.

Agora, identifique os padrões: o que se gasta mais, quanto cada tipo de despesa representa para o setor e quando esses custos são maiores.

A partir de agora, esses podem ser os seus indicadores. Caso algumas das despesas ultrapassem o padrão estabelecido, saberá na hora sobre o excesso, podendo agir de forma a impedir que ele continue subindo.

Assim, as estratégias de análise e controle do gasto público ficam mais claras e você terá acesso rápido às informações mais importantes, tomando as decisões certas no momento exato.

3. Monitore e controle os indicadores

Os indicadores mencionados no tópico anterior são apenas exemplos do que você pode adotar para melhorar o controle do gasto público. Como cada instituição possui necessidades diferentes, obviamente os custos e despesas também vão se diferenciar.

O ideal é que, depois de criar os indicadores, procure acompanhá-los com fidelidade, atualizando os dados para gerar novos padrões. Também deve ficar atento ao surgimento de novos custos e despesas. Para não deixar que fiquem ao acaso, crie um indicador para eles e monitore os registros mais de perto.

Um exemplo do que pode fazer é acompanhar os gastos públicos em projetos do governo e a gestão de outros setores envolvidos.

4. Estabeleça planos de economia

Por meio dos indicadores, você poderá descobrir desperdícios. No entanto, mesmo o que tiver dentro da normalidade pode ser reduzido, se você buscar soluções inteligentes.

Uma consultoria ou um software específico para o controle do gasto público pode auxiliar você a descobrir desperdícios e fontes de despesas que podem ser reduzidas ou totalmente eliminadas.

Isso, aliado aos registros históricos, ajudará você a criar projeções de despesas futuras, formando assim um plano de economia justo e preciso.

5. Comunique as mudanças

Após definir um plano de economia, não esqueça de buscar a aprovação dele pelo seu superior. Se não for necessário, pode seguir para o próximo passo, que é tornar o plano oficial. Siga todos os passos necessários para isso e, quando for oficializado, comunique as mudanças de forma abrangente.

É importante que um documento detalhado seja emitido informando todos os funcionários envolvidos nas mudanças e explicando por que elas são importantes. Caso contrário, podem não fazer muito sentido para eles.

Liste nesse documento o que será controlado, as metas de redução para cada gasto específico e como isso será feito (pessoal responsável pelo monitoramento, ferramentas utilizadas, periodicidade etc.).

6. Exija a colaboração mútua

Muitos gastos no setor público são gerados de forma irresponsável. O pensamento é o seguinte: “Não sou eu quem vai pagar por isso” ou “Pago meus impostos em dia, então posso gastar quanto eu quiser”.

Um plano de economia não pode seguir adiante e dar certo dessa forma. É preciso mudar esse tipo de pensamento e passar a ter a colaboração das pessoas. Para isso, elas precisam compreender a importância do esforço em economizar e, muitas vezes, um incentivo emocional será necessário.

Essa é a hora de você usar as técnicas de liderança e motivar os funcionários a lutarem com você pela redução dos gastos excessivos. Use alguma causa nobre, como a responsabilidade socioambiental que devemos ter.

Se for convincente o bastante terá até seguidores, que o ajudarão a monitorar os gastos e exigir que os colegas de trabalho sigam o plano à risca.

7. Conte com a tecnologia

Até pouco tempo atrás, todo o gerenciamento precisava ser feito manualmente, deixando o gestor sujeito a erros de interpretação dos dados. Isso sem contar o tempo que se levava para analisar os dados, criar, implementar e monitorar um plano de redução de gastos públicos.

Mas, graças à evolução das tecnologias de internet, hoje você pode contar com ferramentas (softwares) para implementar uma gestão e controle do gasto público de forma mais eficiente. Relatórios customizados e gráficos auxiliam a visão geral dos gastos e facilitam a interpretação das informações.

Então, não faça tudo isso sozinho — conte com uma ferramenta adequada para ser rápido e preciso nas suas análises e tomadas de decisão.

8. Repita o ciclo

Periodicamente, você deve repetir o ciclo, ou seja, reiniciar o processo desde o primeiro passo. Isso dará a você a oportunidade de manter o plano de economia sempre atualizado, uma vez que poderá descobrir novos gastos e oportunidades de melhorias.

Implementar melhorias na análise e controle do gasto público será importante para resgatar a confiança da população, principalmente em um momento tão delicado como o atual. Como o exemplo deve vir de cima, nada melhor que os órgãos governamentais darem o pontapé inicial para mostrarem seus esforços e preocupações com os gastos, antes de implementarem outras medidas que visem ao aumento das receitas.

E você, já tem um plano de economia? Entre em contato com a gente agora mesmo e veja como podemos ajudar!