Entendendo o que é e para que serve o BPM

A disciplina BPM (Business Process Management – em português, Gestão de Processos de Negócio), é utilizada para definir, executar, monitorar e gerenciar todas as etapas de um fluxo de trabalho. Muitas vezes, as organizações dividem seus processos por setores, por isso é importante lembrar que o BPM trata de processos de ponta a ponta, independentemente das áreas que participam da execução das atividades. Portanto, a implementação do BPM precisa abranger a empresa como um todo.

Desta forma, há uma sincronização dos processos do negócio e essa organização permite que os processos sejam automatizados e padronizados.

BPM na gestão de processos

Implantar as boas práticas de BPM exige, muitas vezes, uma mudança profunda na cultura organizacional. É preciso ter em mente que as pessoas estão acostumadas a fazer as coisas do seu jeito, e isso não está de acordo com a padronização que o BPM exige.

Existem, ainda, empresas cuja cultura interna não é orientada por processos e possui uma estrutura fragmentada em que cada departamento trabalha de forma completamente autônoma e sem ter uma visão completa do fluxo de trabalho.

Portanto, no momento da implementação as pessoas podem ter a sensação de que estão perdendo a autonomia, mas na verdade o processo está sendo desenhado de forma clara, definindo papéis, ações, visando a melhora da comunicação e produtividade do processo como um todo.

Gestão de processos em uma empresa

Em vista dessa organização, o BPM demanda a existência de alguns controles sobre a gestão de processos para que os papéis e ações sejam de fato seguidos continuamente. Por isso, é preciso ter uma governança que estabeleça políticas, normas e diretrizes que direcionam a execução dos processos. Isso garante a segurança da organização, o cumprimento dos padrões definidos e o alinhamento da conduta dos funcionários.

Neste sentido, a aplicação de melhorias e mudanças nos processos é realizada de forma coordenada, facilitando a sua adesão. É como se uma empresa de crédito implementasse uma nova fase no fluxo de aprovação. A gestão desse processo deve desenhar como será agora o fluxo de trabalho entre a fase anterior, a nova e a posterior. Ou seja: responsáveis, canais, quando as ações estão prontas para serem entregues a uma nova fase, etc.

Etapas de implementação do BPM

Para implementar o BPM na sua empresa, você pode seguir as seguintes etapas:

1.AS-IS

O AS-IS (que em português pode ser traduzido “assim como é”) consiste em levantar e mapear os processos da organização como são no presente.

Se trata do estado atual dos processos. O ideal é que esse seja um momento colaborativo – todas as pessoas da equipe devem ser incentivadas a falar sobre o que pensam do funcionamento da empresa e trocar suas percepções sobre como é o fluxo de trabalho atual.

2.TO-BE

O TO-BE (em português, “o que será”) é o momento em que serão definidas as mudanças a serem feitas.

Com base nos processos identificados anteriormente na fase do AS-IS, é feito o desenho das melhorias que deverão ser implementadas de forma a melhorar o desempenho e trazer resultados melhores para a organização.

3.Implementação

A fase da implementação consiste em pôr em prática aquilo que foi desenhado no TO-BE. Para isso, é importante ter conhecimentos em gestão de tarefas que deem todo o suporte necessário à implementação dos novos processos, de forma a diminuir os riscos que toda mudança profunda pode trazer a uma empresa. Nesse sentido, cabe também adotar uma boa política de gerenciamento de riscos.

4.Monitoramento e gestão de performance

Monitorar é acompanhar o desempenho dos processos para verificar se eles estão performando como esperado ou precisam de revisões.

Para isso, você pode fazer uso de um sistema de indicadores de performance com KPIs que demonstrem a contribuição de cada parte do processo para o todo.

Uma ferramenta para auxiliar na implementação do BPM

A Plataforma Target é a ferramenta ideal para te auxiliar na gestão de processos através do BPM. Na plataforma, você consegue configurar o seu fluxo de trabalho, definir os responsáveis pelas tarefas e as etapas pelas quais cada atividade passa.

Nosso Quadros, ou kanban que traz a visão do todo na Plataforma Target, permite acompanhar de forma dinâmica o processo de ponta a ponta. E, de forma automática, o sistema oferece o tempo médio que as tarefas permanecem em cada coluna e o tempo do processo todo (lead time).

Através dos relatórios e do nosso Dashboard, você pode acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores da sua empresa, além de extrair informações importantes para as fases de monitoramento e gestão dos processos. Conheça melhor a ferramenta!