Encontre a estrutura de gerenciamento de projeto certa para sua equipe

Existem alguns benefícios importantes na escolha de um método organizacional de gerenciamento de projetos. Uma é que ele fornece uma diretriz consistente para sua equipe estabelecer e lidar facilmente com os fatores críticos envolvidos nos projetos, incluindo recursos, orçamento, membros da equipe, cronograma e partes interessadas.

Embora não exista uma maneira perfeita de gerenciar um projeto, avaliando o tipo de projeto que você gerencia, juntamente com os principais componentes envolvidos, você pode escolher uma metodologia eficiente que atenda às necessidades do seu projeto.

Pode ser difícil escolher uma abordagem “perfeita” quando há tantas opções por aí. Ter em mente seu projeto específico e seus objetivos-alvo levará a um método organizado de gerenciamento de projetos exclusivo para seu processo. Além disso, com base nos pontos fortes e fracos de diferentes métodos, algumas organizações podem selecionar vários tipos de gerenciamento de projetos para atender aos requisitos de diferentes projetos.

O fator chave para determinar a metodologia correta é o tipo de projeto ou processo que você gerencia. Com uma vasta gama de estruturas e metodologias, é fundamental restringir a abordagem com base em critérios específicos. Esses fatores incluem:

• Foco do projeto (por exemplo, atividades da tarefa versus produto final)

• Envolvimento do cliente e das partes interessadas

• Indústria

• Flexibilidade de cronograma

• Orçamento alocado

• Número e tipo de equipes trabalhando no projeto

• Complexidade dos projetos

• Recursos necessários versus recursos disponíveis

• Escalabilidade do projeto

• Resistência à mudança

• Rigidez da estrutura

• Especialização de funções

• Definir datas de início e fim

Depois de considerar esses componentes do projeto, o próximo passo é identificar o melhor método de gerenciamento de projetos para se adequar ao seu projeto. As etapas gerais para fazer isso incluem:

1. Estabeleça as variáveis ​​que conduzirão o projeto e avalie-as em relação aos objetivos gerais do projeto.

2. Determine os critérios que a metodologia irá impactar.

3. Avalie todas as metodologias possíveis e decida quais métodos são mais relevantes para o seu projeto.

4. Analise cada metodologia em potencial, pesando os prós e os contras de cada um em relação ao seu projeto.

5. Examine qual metodologia trará mais sucesso e eficiência ao seu projeto e, inversamente, qual metodologia trará mais riscos.

6. Colabore com outros membros da equipe para avaliar a decisão.

7. Documente a metodologia escolhida a ser implementada.

8. Aplique a metodologia ao projeto e o monitore quanto ao progresso e sucesso.

Depois de selecionar o método (ou métodos) certo, é fundamental que você identifique um software de gerenciamento de projetos para alavancar seus esforços. Mas, com todas as opções disponíveis, pode ser um desafio escolher uma, especialmente com as muitas variáveis ​​de projeto a serem consideradas. Aqui está uma visão geral de alto nível das principais funcionalidades a serem consideradas ao escolher um software para se adequar ao seu método de gerenciamento de projetos:

• Gráficos de Gantt: Os gráficos de Gantt retratam uma série de linhas horizontais, mostrando a quantidade de trabalho realizado, produção concluída ou metas atingidas durante determinados pontos em uma linha do tempo. Essa exibição mostra o tempo gasto para concluir um projeto em comparação com o tempo originalmente planejado. Os gráficos de Gantt são usados ​​com mais frequência ao aproveitar a metodologia Waterfall por causa de seu cronograma rigoroso, ordem predeterminada de tarefas e especialização nas funções dos membros da equipe. Aqui está um exemplo de um gráfico de Gantt:

• Quadros Kanban: Um quadro Kanban é uma ferramenta de visualização de fluxo de trabalho que ajuda as equipes a otimizar o fluxo de trabalho e ver fisicamente como o trabalho está progredindo. Um quadro Kanban pode comunicar atualizações de status, relatórios de progresso e problemas do projeto, oferecendo visibilidade total sobre um projeto. Esse quadro é combinado com a metodologia Kanban, que se concentra na produção e entrega constantes em um cronograma mais fluido. Abaixo você verá um exemplo de um quadro Kanban.

• Calendários: Com os calendários, você pode mostrar uma visão abrangente do cronograma do projeto e todas as datas previstas de conclusão, dando visibilidade total aos clientes, partes interessadas e membros da equipe. Essa visão é importante para metodologias com clientes muito envolvidos ou membros de equipes multifuncionais, como XPM e Scrum.

• Acessibilidade móvel: A capacidade de membros da equipe e clientes de visualizar tarefas, progresso do projeto e quaisquer alterações na linha do tempo em tempo real em seus dispositivos móveis é fundamental para a execução de projetos bem-sucedidos. Essa funcionalidade é mais útil quando o método de gerenciamento de projetos é fluido, tem muitas partes móveis com dependências ou quando o cliente não tem certeza do produto exato no início da produção, como o Agile.

• Visualizações de resumo de projetos cruzados: uma visualização de projetos cruzados oferece a todas as equipes e departamentos envolvidos na produção uma visão completa do processo de desenvolvimento contínuo. Esse recurso permite relatórios de status em tempo real, detalhes de roll-up de pontos de verificação e painéis que fornecem atualizações de progresso às equipes e ao cliente durante todo o processo. Esse recurso é melhor usado em conjunto com metodologias que exigem atualizações constantes devido a uma estrutura fluida, como XPM e Scrum, mas realmente é útil para todas as metodologias de gerenciamento de projetos.

Agora, se você busca um software que integra diferentes estruturas de projeto, você precisa conhecer o Target!