Como a gestão de indicadores de desempenho pode levar sua empresa ao sucesso.

Em um mundo cada vez mais tecnológico e globalizado, manter o ritmo de crescimento de uma empresa é mais do que um simples desafio, é uma questão de sobrevivência.

Uma vez que o mundo está rodeado de boas ideias e equipes de alta performance, como se manter na liderança ou vencer a concorrência e chegar ao topo?

A resposta foi dada por Jonh Doerr, defensor dos OKRs (Objetivos e Resultados-Chave) e responsável pelo crescimento exponencial de empresas como Google, Intel, Lumeris e Fundação Gates: “Ideias são fáceis. Execução é tudo”.

Se a sua empresa não está acompanhando a execução dos seus projetos, acredite, você está perdendo dinheiro e mercado para o concorrente com ideias medíocres, mas um bom processo de gerenciamento.

Então, se você não está comprometido o suficiente com o sucesso da sua empresa, é melhor desistir de ler este artigo até o fim! Aqui, vamos mostrar como se separam as corporações rentáveis das realmente lucrativas com um bom software de gestão de projetos.

A importância de analisar os indicadores de desempenho

Um bom software de gestão de projetos é como um gabinete de comando central ao alcance dos seus dedos. Ele pode te fornecer uma visão macro e estratégica do seu negócio ao mesmo tempo em que consegue a precisão de um zoom em áreas mais comprometidas.

Imagine só: em poucos minutos você pode ter um panorama fiel e em tempo real de como cada departamento seu está atuando e consegue mandar reforços para lá antes que o pior aconteça.

Com apenas um olhar (e não estamos sendo metafóricos), você pode ver se seu projeto está atingindo seus objetivos ou não, e que setores estão no caminho certo ou errado. Com base em dados e não em achismo, você pode tomar todas as decisões necessárias com segurança do que está fazendo.

E não é só a organização quem se beneficia desse processo. Ao perceber seus progressos em tempo real, os colaboradores se tornam mais engajados e produtivos. Eles percebem que seu trabalho implica diretamente em algo maior e acaba aquela insegurança de que, no final, apenas os “apadrinhados” serão reconhecidos pelo esforço.

Estas análises criam equipes mais colaborativas e menos desconfiadas, favorecendo, inclusive, uma cultura de feedbacks internos que fomenta a inovação e contribui positivamente para o fortalecimento da cultura organizacional.

E não somos nós que estamos dizendo isso, mas um estudo publicado em 2009 pela Harvard Business School, intitulado Goals Gone Wild, que resumidamente afirma que “metas bem definidas são capazes de inspirar funcionários a melhorar seu desempenho”.

Vejamos alguns recursos que auxiliam a acompanhar o desempenho da sua equipe:

• Tarefas com tempo estimado para conclusão
• Custo real de cada projeto
• Cronogramas com marcos e resultados claros
• Status de cada tarefa
• Quem está realmente responsável pelo quê

Como você pode perceber, as vantagens de um software de gestão de projetos não se limitam a acompanhar as coisas em tempo real, você também pode usá-lo para analisar o desempenho em projetos concluídos ou cancelados.

Afinal, aprendemos com nossos sucessos e fracassos, e as lições obtidas com esses dados podem ser transportadas para todos os projetos futuros, otimizando resultados.

Nesse sentido, o melhor software de gerenciamento de projeto é fácil de ler, simples de se personalizar e tem capacidade de atualização automática em tempo real. E só para constar, o Target tem tudo isso!

Como os indicadores de desempenho vão ajudar

O primeiro passo para adotar uma cultura de monitoramento dos seus índices de desempenho, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicator), é decidir quais métricas dirão se seu projeto está no caminho certo.

Nós trouxemos alguns exemplos:

• Entregas ??concluídas por semana ou mês
• Avaliações positivas de clientes recebidas mensalmente
• Quantidade de tarefas ou projetos em que você permaneceu dentro do orçamento
• Rotatividade mensal de clientes
• Tempo de atendimento

Para cada KPI, ou Indicador de Desempenho, identifique a fonte de dados. Pode ser uma planilha no Excel, reuniões mensais com gestores ou um software de gerenciamento de projeto (o que seria mais prático).

Em seguida, decida como apresentar visualmente cada uma de suas métricas. Se o Indicador for um número absoluto, como o dinheiro gasto a cada semana, um gráfico de linha pode funcionar. Se for uma comparação, como clientes ganhos e perdidos, tente um gráfico de barras.

Agora, tudo que você precisa fazer é organizar seus dados, vincular suas fontes e agora você tem um painel de projeto focado nos seus Indicadores de Desempenho.

Observe que estamos mostrando a você que sim, é possível realizar este trabalho sem contar com o Target, por exemplo. Mas o quanto de tempo e recursos você vai relocar para esse processo, tão vital à sua organização, se não contratar um software que possibilite isto com total precisão e agilidade?

Isso pode parecer assustador se você considerar o tanto de planilhas no Excel e apresentações no Power Point que precisará atualizar e analisar. Sim, parece mesmo!

A vantagem de uma gestão de indicadores de desempenho

Um gestor precisa tomar um grande número de decisões todos os dias.

• Quem deve trabalhar em quê? 
• Quando esse trabalho deve ser feito?
• O que precisa ser descartado? 
• Onde estamos com nosso orçamento e o que está custando muito dinheiro? 
• Como relocar recursos?

Se você observar atentamente, uma única dúvida de um gestor como: “Este projeto está dentro do prazo e do orçamento?” – por exemplo, na verdade, refere-se a uma infinidade de pequenas perguntas juntas.

Daí a necessidade de se concentrar nos Índices de Desempenho do seu negócio. Eles serão a bússola do seu gerenciamento de projeto. Afinal, não basta ter todos os mapas para se traçar a melhor rota, é preciso definir por qual caminho se vai seguir.

Observe como o modelo de gerenciamento de projetos do Target mostra uma tonelada de informações importantes de forma simples e ágil:

Apenas nesta captura de tela, você pode ver:

• Todos os projetos ativos que sua equipe planeja concluir nos próximos meses
• O status do projeto: quantas etapas foram concluídas
• Quem é o responsável por cada projeto
• Quão importante é cada tarefa

É impressionante como em apenas alguns minutos você sabe exatamente quais partes do projeto precisam de sua atenção. Isso permite que você pesquise e obtenha informações mais detalhadas, encontrando gargalos que antes levariam até meses para serem percebidos.

E não estamos dizendo isso em favor do Target, mas como uma constatação de diversos executivos que mudaram seus modelos de acompanhamento de desempenho de metas obscuras e isoladas para trabalhos colaborativos e alinhados em tempo real.

O Google, por exemplo, adotou um modelo semelhante de gestão ainda em 1999, quando acabava de sair de uma garagem, mas ainda tinha suas reuniões estratégicas em volta de uma mesa de sinuca, pois não tinha mobília suficiente para acomodar todos os funcionários.

E você acha que adotar esse tipo de análise não rendeu alguns fracassos ao Google? Sim, rendeu! Google Answers, Google Health e Picasa Web Albums, por exemplo, não deram muito certo.

No entanto, como está sempre analisando o desempenho de cada novo projeto em tempo real, o Google conseguiu ver a tempo quais caminhos não valeriam a pena e para qual migrariam seus esforços.

Foi o que aconteceu com o Youtube, por exemplo. O Google tinha um serviço semelhante na época, o Google Video for Business, que durou apenas 5 anos, afinal não era tão bom quanto o concorrente. Mas, analisando os próprios dados, o Google sabia que aquela era uma aposta que valeria a pena e fez a oferta de compra da plataforma streaming.

O que queremos mostrar com isso é que um gerenciamento de projetos não vai evitar fracassos pelo caminho, mas vai minimizá-los, apontar novas direções e, principalmente, sinalizar onde seus esforços precisam se concentrar.

Nunca se esqueça das três coisas mais importantes sobre um software de gerenciamento de projetos: KPIs relevantes, atualizações automáticas e a capacidade de comunicar muitas informações instantaneamente. É assim que empresas pequenas viram grandes organizações!