Aumente a produtividade do seu time em 1 semana

Sabia que apenas 45% do tempo de um colaborador é gasto em sua atividade principal? Pois é, e não estamos falando de maus colaboradores, mas sim daqueles mais comprometidos e engajados.

A verdade é que, durante a jornada de trabalho, muitas pequenas atividades acabam roubando a atenção e diminuindo o potencial produtivo da equipe.

Some a um dia já estressante: reuniões longas, muitos e-mails a responder, apresentações para elaborar e você terá uma breve noção de como a produtividade do seu time está sendo desperdiçada.

Mas, calma! Independente se você está gerenciando um projeto totalmente novo ou apenas procurando maneiras de melhorar o desempenho da sua equipe, nossos hacks de produtividade vão auxiliá-lo. 

Então, siga nossas 5 dicas para atingir seus objetivos mais rapidamente, perder menos tempo com tarefas e resolver problemas com eficiência.

1. Elimine reuniões inúteis e demoradas

Uma pesquisa feita em 2017 já apontava que, para a maioria dos colaboradores ao redor do mundo, boa parte das reuniões são inúteis. Geralmente porque são muito longas e os impedem de realizar um trabalho de verdade.

Portanto, em vez de manter reuniões regulares, condense suas informações em uma chamada de videoconferência de 1 hora por semana. Isso é particularmente útil para equipes com membros remotos ou que precisam viajar para trabalhar.

Forneça a todos uma agenda com antecedência e peça que preparem uma atualização de 30 segundos a um minuto sobre seus projetos. Todos os membros da equipe terão uma ideia clara de como você está progredindo e o que precisa ser feito a seguir. 

Não saia sem etapas acionáveis delegadas ​​para cada membro da equipe e registre todas as informações que serão monitoradas juntos aos seus respectivos responsáveis.

O Target é uma Plataforma de Planejamento estratégico e gestão que otimiza o seu tempo e maximiza a produtividade do seu time.

Por meio do nosso software, você consegue:

• Acompanhar em tempo real o andamento dos projetos (sem necessidade de e-mails ou reuniões excessivas);
• Realizar videoconferências na própria plataforma;
• Elaborar relatórios, ou até mesmo apresentações, sem a necessidade do Excel ou PowerPoint, com base nos dados atualizados pela plataforma;
• Registro das reuniões, com atas eletrônicas e encaminhamentos do que deve ser feito.

Mais produtivo que isso, só se você encontrar a fórmula da viagem no tempo!

2. Aprenda a planejar e definir metas de forma eficaz

Todos nós sabemos que o sucesso no gerenciamento de projetos é baseado na eficácia com a qual se atingem as metas definidas e planejadas para sua equipe. Mas a primeira etapa é verificar se as metas estão definidas corretamente e a eficiência da sua equipe nesse contexto.

Seja qual for o tipo de projeto gerenciado por você, defina metas claras. Para fazer isso, primeiro qualifique e, em seguida, quantifique suas tarefas. 

A qualificação é bastante simples: identifique as tarefas fundamentais para o sucesso do projeto e direcione aos membros da equipe, de acordo com o conjunto de hard e soft skills adequados.

Mas, para manter o controle de um projeto, você precisa quantificar. Isso é mais dinâmico para algumas equipes, como vendas – quando se pode definir metas numéricas, como o número de novos leads ou um número financeiro. 

Para outros, como profissionais de marketing ou desenvolvedores, pode ser um pouco mais complexo. Portanto, encontre maneiras de transformar seus objetivos em alvos – como linhas de código escritas por dia ou quantas novas ideias de publicidade eles podem apresentar a você.

Essas metas funcionam como entregas, para que sua equipe possa trabalhar com prazos reais e tangíveis. Você sempre terá uma ideia clara de quão longe sua equipe está de concluir as tarefas e, como tal, quão bem o projeto está progredindo.

A verdade é que, com o Target, além de poder traçar suas metas e endereçar as atividades aos devidos responsáveis, você consegue acompanhá-las em tempo real. Inclusive, é possível estabelecer os indicadores que deseja acompanhar e fazer isso de forma automática.

Agora me diz: a produtividade do seu time aumenta ou não aumenta com o uso do Target?

3. Introduza ferramentas de comunicação e compartilhamento de arquivos

Este é um passo crucial para a produtividade na era moderna e se aplica a absolutamente todos os campos, setores e indústrias. 

Muitas empresas dependem de formas ineficientes de comunicação para compartilhar arquivos e se comunicar. Os documentos podem ser facilmente perdidos – ou até mesmo destruídos – e isso acaba desperdiçando muito tempo dos funcionários.

Para equipes que trabalham em projetos ou acompanham novos números e atualizações, certifique-se de usar uma plataforma que permite a comunicação e atualização instantânea de todos os membros. 

Com uma ferramenta online, você pode resolver problemas e debater novas ideias em tempo real, bem como obter as informações de que precisa imediatamente.

Então, por que desperdiçar seu tempo com métodos antigos e ineficientes de comunicação interna? Todas as startups e empresas com visão de futuro já estão fazendo isso…

Ah! E, claro, você pode adotar uma dúzia delas para “facilitar” o seu dia a dia, ou optar por uma que reúna tudo que você precisa, como integração ao Telegram, por exemplo.

Tá, não vamos dizer que o Target tem tudo isso, mas se você quiser conferir, fique à vontade!

4. Priorize a gestão do tempo

O gerenciamento adequado do tempo é a chave para maximizar a produtividade. Sua equipe pode ser boa no que faz, mas se você não analisar um processo de trabalho e alterá-lo, quem sabe o quão melhor o desempenho do time poderia estar?

Nem todos trabalham da mesma forma, então é natural que todos trabalhem melhor em momentos e ambientes diferentes! O que funciona para você pode não funcionar para o seu colaborador, ou vice-versa.

A chave para criar seu sistema de gerenciamento de tempo personalizado é simplesmente começar com a observação. Reserve uma semana para anotar todos os momentos em que trabalhou melhor e, em paralelo, quando esteve lento e lutando com as tarefas mais básicas. 

Ao final de uma semana, você será capaz de ver o momento mais provável para o alcance de um estado de ‘trabalho profundo’ – quando se consegue trabalhar intensamente sem interromper ou perder o foco. 

Na semana seguinte, programe sua carga de trabalho para trabalhar nas tarefas mais intensas nesses intervalos de tempo, e deixe o trabalho braçal e repetitivo para quando você estiver em menos apuros.

Se todos os membros da sua equipe estão trabalhando em uma programação de tempo mais produtiva, você verá o desempenho de toda a equipe se transformar em resultado.

5. Evite distrações desnecessárias

Você sabia que leva 23 minutos para voltar a se concentrar em uma tarefa depois de se distrair? Essa é uma estatística bastante assustadora se começarmos a contar quantas vezes em um dia uma notificação aparece na tela.

Portanto, para ter certeza de que você não está perdendo tempo (sem nem mesmo perceber), faça tudo o que estiver ao seu alcance para eliminar distrações, a fim de estabelecer um período de trabalho profundo.

Se a mídia social é um dos seus pontos fracos, comece desconectando todas as suas contas todas as manhãs. Inclusive, use um aplicativo para bloquear sites que possam distraí-lo. 

Com essas dicas não há mais desculpas em perder minutos preciosos com distrações quando deveria estar trabalhando.

A produtividade do seu time depende das suas escolhas

Introduzindo algumas dessas etapas em sua empresa, você economiza o tempo gasto pela equipe em tarefas desnecessárias. Assim, todos estarão livres para focar nas metas importantes e manter o controle do que estão realizando. 

Mas, se quiser mesmo aumentar a produtividade do seu time em 1 semana, considere adotara Plataforma Target na sua empresa.

Quer saber mais sobre a nossa ferramenta de gestão e planejamento estratégico? Fale com um dos nossos consultores!