A verdade que nenhuma empresa conta sobre o fracasso de seus projetos
Todos nós já tivemos ao menos um fracasso de projetos na vida. Você começa muito animado com um projeto, faz sua pesquisa, planeja bem, reúne uma boa equipe e começa a trabalhar. E então, em algum lugar ao longo do caminho, as coisas desmoronam.
Os prazos foram perdidos. Os resultados não correspondem às expectativas. Clientes e chefes estão insatisfeitos, para dizer o mínimo. É horrível.
Mas, por que tantos projetos com tanto potencial acabam fracassando? Esta é a verdade que estamos dispostos a revelar agora!
Quando um projeto é considerado um fracasso?
Um projeto se torna um fracasso quando não entrega o que foi exigido no orçamento e tempo acordados. No entanto, geralmente, as partes interessadas decidem se o projeto foi um sucesso ou uma falha com base em seu julgamento e satisfação com o resultado.
Alguns projetos também são considerados um fracasso se não atenderem à previsão financeira ou à meta de ROI.
Há uma série de razões, e a boa notícia é que você pode abordar cada obstáculo e fazer seu próximo projeto — e todos os outros — bem-sucedido com a ajuda dos nossos artigos sobre gerenciamento de projetos.
Razões para o fracasso de projetos
Existem muitos motivos pelos quais um projeto pode falhar. Uma mudança nas prioridades organizacionais é o motivo mais comum. Uma mudança nos objetivos do projeto também, assim como a comunicação deficiente e a definição de risco pouco clara.
Experimente o Target para evitar o fracasso do projeto e ficar dentro dos seus prazos.
6 razões pelas quais os projetos falham e como evitá-las
Aqui está uma lista com as principais causas do fracasso de projetos e como você pode evitá-las.
1. Falta de planejamento de recursos
Planejamos cronogramas, reuniões e interfaces. Mas, às vezes, em meio a todo esse planejamento de projeto, esquecemos de planejar nossos recursos.
Esta é uma das maiores causas do fracasso de projetos: embora a maioria de nós saiba que o planejamento de recursos financeiros é importante, acabamos esquecendo de incluir os demais.
Aqui estão algumas perguntas que você deve fazer ao planejar outros recursos em seu próximo projeto:
- Quais recursos humanos são necessários? Quais pessoas e por quanto tempo? Algum deles está trabalhando em outro projeto ou poderia ser chamado antes que meu projeto seja concluído?
- Quais instalações são necessárias? Temos o espaço de escritório, mesas, computadores, espaços de reunião e áreas de produção necessários para tornar este projeto um sucesso?
- Com quais fornecedores externos contaremos? Qual é o seu tempo de resposta e limitações?
- Que recursos de conhecimento não temos? Posso trazer um especialista ou conduzir treinamento para desenvolver as habilidades de gerenciamento de projetos necessárias para minha equipe?
2. Metas e objetivos pouco claros
Uma maneira de quase garantir o fracasso do projeto é começar a trabalhar sem objetivos e metas claras. Afinal, não há como saber se você teve sucesso quando não tem certeza do que está tentando realizar.
Pegue um exemplo simples. Digamos que você decidiu “aumentar seu lucro”. O que isso significa?
- Você quer aumentar o número de vendas?
- Quer diminuir seus custos?
- Aumentar o ticket médio dos clientes?
Se você simplesmente começar a realizar promoções, você certamente venderá mais, mas você não saberá realmente se foi bem-sucedido com a sua lucratividade. Você precisa de objetivos bem definidos. Ter objetivos pouco claros é um doa caminhos para o fracasso.
Como prevenir:
Existem diversas maneiras bem populares de estruturar metas — como o método SMART, por exemplo — mas, independentemente do modo como você vai elaborá-las, elas precisam ser mensuráveis
Não diga apenas que quer “aumentar seu lucro”, diga que quer dobrar as vendas nos próximos quatro meses. Isso é mensurável e realista. Os projetos que você gerencia são mais complexos do que isso, por isso é ainda mais crítico definir seus objetivos com clareza.
Planeje melhor seus projetos com o Target.
3. Falta de visibilidade do projeto
Não importa o quão bem planejado seu projeto seja, a falta de visibilidade pode levar rapidamente ao fracasso. É essencial criar um sistema que forneça visibilidade, não apenas para o gestor de projeto, mas para todos os membros da equipe.
A visibilidade inclui transparência do status da tarefa do projeto, comunicação clara e bom gerenciamento de documentos.
Como prevenir:
Quando todos sabem o status de cada tarefa do projeto, eles podem ajudar ou ajustar conforme a sua realidade, encorajando o trabalho proativo e a resolução de problemas.
O gerenciamento de documentos não precisa ser complicado. Na verdade, ter um local de armazenamento digital centralizado e seguro para todos os documentos do projeto torna seu trabalho como gestor mais fácil, além de promover visibilidade.
4. Lacunas de comunicação
Nem é preciso dizer, mas a comunicação no gerenciamento de projetos é a chave. As ferramentas que sua equipe usa para se comunicar devem ser explicadas e implementadas desde o início do projeto.
Como prevenir:
Seja e-mail, mensagem de texto ou chat, certifique-se de que todos na equipe entendam o que é esperado e possam usar a tecnologia que você selecionou. Além do método de comunicação, certifique-se de definir expectativas e diretrizes claras sobre as informações que precisam ser comunicadas.
Uma comunicação eficaz ajuda no gerenciamento remoto de projetos.
5. Fuja do escopo
No início parece inofensivo. Uma simples solicitação do cliente para adicionar um item aqui, uma ideia brilhante para expandir um serviço ali, e, antes que você perceba, o escopo do seu projeto cresceu e sua equipe está sobrecarregada.
O aumento do escopo ocorre quando os parâmetros do projeto não foram bem definidos desde o início ou há pressão interna da equipe ou externamente de clientes ou chefes para assumir tarefas que não faziam parte do plano original do projeto.
Como prevenir:
O problema com o aumento do escopo é que contribui muitas vezes para o fracasso do projeto. Você não planejou o tempo ou os recursos necessários para concluir as tarefas extras, então o que poderia ter sido um sucesso estrondoso acaba sendo um fracasso frustrante. Não fuja do plano inicial a não ser que se torne extremamente necessário, mas lembre-se de fazer os ajustes necessários.
6. Expectativas irrealistas
Muitas vezes expectativas irrealistas disfarçadas de otimismo obstinado destruíram bons projetos. Como gestor, é absolutamente essencial obter uma imagem clara do que sua equipe pode realizar e em que prazo. Após alinhar suas expectativas com a realidade, você deve comunicá-las ao cliente e, frequentemente, aos seus chefes.
Como prevenir:
Com expectativas realistas estabelecidas e entendidas por todas as partes interessadas do projeto, sua equipe tem uma oportunidade muito maior de conclusão com sucesso.
Como o Target pode ajudá-lo a evitar o fracasso de projetos
As armadilhas para o fracasso de projetos são muitas, mas, graças à tecnologia, hoje já é possível evitá-las.
Com o Target, um software de planejamento estratégico e gestão, é possível manter os objetivos do projeto em foco, auxiliando no planejamento de recursos, fornecendo visibilidade e facilitando a comunicação.
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