A maneira mais simples de construir um cronograma de projeto
Uma pesquisa realizada no Reino Unido descobriu que apenas 29% das empresas concluem a maioria de seus projetos no prazo e apenas 43% o fazem no orçamento.
Você deve estar se perguntando o que essas empresas estão fazendo diferente do resto do mundo, correto? Elas simplesmente criam um cronograma de projeto preciso e eficiente.
E, como estamos exatamente na metade do ano, e sabendo que – embora a pesquisa tenha sido realizada fora do Brasil – essa é a realidade de muitas organizações ao redor do planeta, trouxemos um artigo para ajudar você a executar um bom cronograma de projetos.
Neste artigo, vamos mostrar como criar facilmente uma linha do tempo do projeto com escopo e elementos-chave precisos, além das ferramentas corretas de gerenciamento para que tudo funcione o melhor possível.
O que é um cronograma de projeto?
Um cronograma de projeto é qualquer ferramenta, recurso ou diagrama que ajuda sua equipe a entender o escopo do projeto do início ao fim.
Há uma infinidade de razões para usar uma visualização de linha do tempo para gerenciar seu projeto.
Por exemplo:
- Fornecer um visual simples para as equipes conceituarem e discutirem o andamento do projeto
- Oferecer uma visão realista do projeto que facilita avaliar gargalos, obstáculos, gerenciamento de recursos e ajustar contratempos
- Priorizar todas as tarefas em andamento
- Facilitar a distribuição de tarefas pela equipe e evitar sobrecarregar qualquer membro
5 etapas para criar um cronograma de projeto
Agora que estamos na mesma página para definir um cronograma de projeto, é hora de começar a criar um.
Naturalmente, uma grande parte da criação de um cronograma de projeto é a fase de planejamento. O planejamento adequado maximiza a eficiência porque força você a considerar o orçamento, os recursos, a capacidade e as datas de início e término.
Em última análise, o processo de planejamento permite que você maximize sua produção e reduza os riscos.
Aqui estão as etapas a seguir para criar um cronograma de projeto eficiente:
1. Estabeleça as metas e planos de contingência do projeto
Na fase inicial, você determina as entregas do projeto e identifica quais membros da equipe são responsáveis por cada coisa, facilitando definir um cronograma do projeto que seja realista e priorizado.
As contingências são vitais para o processo, pois é provável que haja obstáculos ao longo do caminho, então é melhor descobrir quando eles podem ocorrer e as possíveis soluções caso surjam gargalos.
2. Divida os resultados do projeto em tarefas menores
Os projetos costumam ser grandes, complexos e intimidantes.
Para ganhar impulso, é melhor dividir o projeto em tarefas gerenciáveis e com diferentes períodos.
É aqui que uma estrutura analítica do projeto é útil. E a plataforma Target mais ainda!
O Target é o software de gerenciamento e planejamento de projetos da Facilit Tecnologia. Um de seus usos é segmentar metas grandes e complexas em objetivos gerenciáveis sem perder de vista o planejamento estratégico.
Assim, o Target garante que tudo seja feito no prazo e orçamento estipulados.
Veja como isso é feito com a nossa ferramenta:
Com o Target é mais fácil contabilizar todo o trabalho necessário para a entrega de um projeto com sucesso. Nosso maior diferencial é que a plataforma se concentra em resultados ao invés de ações.
3. Certifique-se de que cada tarefa tenha uma data de término prevista
Não é suficiente dividir o projeto em tarefas menores. Você também deve estimar com precisão o orçamento e o cronograma de cada um para saber se é viável ou não.
Pergunte-se a si mesmo:
- Você tem orçamento para fazer isso acontecer?
- A sua equipe tem as habilidades para fazer isso?
- Sua equipe tem disponibilidade?
Após responder a essas perguntas, você pode começar a definir as datas de término. É aqui que o cronograma do projeto começa a tomar forma. Você pode planejar as tarefas e os recursos disponíveis.
Com o Target, você começa a criar um quadro básico para rastrear todas as tarefas e marcos que constituem o cronograma de gerenciamento de projetos.
A criação do seu dashborad permite acessar as visualizações mais amplas da linha do tempo.
A partir daí, você escolhe os tipos de coluna, nas opções possíveis, para atribuir pessoas a cada tarefa e status. Dessa forma, você saberá exatamente onde está tudo.
Inclusive, você pode então criar dependências de tarefas para mostrar como as mesmas afetam umas às outras.
É essa perspectiva que torna mais prático e transparente para que cada membro da equipe possa realizar seu trabalho e garante que o projeto esteja no caminho certo para os gestores.
4. Construir um gráfico para o cronograma do seu projeto
Há um painel no Target que o ajudará a visualizar a linha do tempo do seu projeto – a coluna da linha do tempo.
Com ela, você tem uma visão em miniatura de quanto tempo sua equipe tem para concluir o item ou projeto correspondente.
A visualização da linha do tempo fornece total visibilidade para todas as suas tarefas em uma visualização simples.
Tarefas incompletas exibirão um cronograma futuro estimado. Você pode ver uma análise do progresso ao longo de vários dias, semanas, meses ou até anos.
5. Compartilhe com a equipe
Assim como os próprios projetos, o cronograma do projeto está em constante evolução. As prioridades mudam, obstáculos surgem e algumas coisas demoram mais do que o esperado.
Pense na linha do tempo do seu projeto como um “documento vivo” que é facilmente acessível e, de preferência, mantido atualizado em todos os momentos.
Quando o primeiro desenho estiver concluído, é aconselhável conduzir uma reunião para garantir que todos entendam o processo e correspondam com o plano geral do projeto. Compartilhar com as partes interessadas é igualmente importante. Eles devem ter total visibilidade do andamento do projeto.
Facilite o cumprimento do cronograma de seu projeto
Quando se trata de criar um cronograma de gerenciamento de projeto, o Target é seu aliado.
Nosso dashboard de cronograma de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt e linhas do tempo, fornecem total transparência para que todos saibam o que está em jogo e no que trabalhar.
Você pode visualizar metas facilmente através de uma interface dinâmica e acompanhar todas as etapas de seus projetos, juntamente com o gerenciamento de tarefas integrado.
Aqui está uma visão do modelo de cronograma do projeto em ação.
Por último, mas não menos importante, você obtém percepções claras com relatórios detalhados e pode compartilhá-lo com a sua equipe em tempo real.
Isso é só o começo. Veja 8 benefícios da plataforma Target para o seu negócio:
- Maior agilidade para acompanhar ações em diferentes áreas geográficas
- Melhor percepção dos resultados dos colaboradores e dos setores
- Maior engajamento da equipe na execução das ações e na rotina da empresa
- Maior controle de custos possibilitando redução de perdas e melhor alocação de recursos
- Maior presença no acompanhamento das rotinas e projetos dos setores e colaboradores
- Maior facilidade para executar e monitorar vários projetos de diferentes setores da organização
- Maior sucesso na implementação dos projetos e rotinas através das ferramentas de execução e acompanhamento
- Maior integração entre os setores e colaboradores através de reuniões monitoradas e direcionamento das ações
Com o Target o trabalho de todos é mais fácil. Você acompanha vários projetos e cada marco importante por meio de uma interface amigável.
Crie o cronograma do seu projeto em minutos com a ajuda da nossa ferramenta!
Você está pronto para experimentar o Target? Fale com um dos nossos consultores agora mesmo!