Como fazer reuniões de monitoramento e controle estratégico de forma eficaz?

Podemos dizer que um dos maiores paradoxos do mundo corporativo são as reuniões. Precisamos delas, especialmente para realizar o monitoramento e controle estratégico das atividades da empresa; porém, ao mesmo tempo, elas facilmente se tornam consumidoras do tempo, inimigas da produtividade. Por isso, uma preocupação dos gestores deve ser a otimização destas reuniões.

Por que as reuniões de monitoramento e controle são essenciais?

As reuniões são um momento adequado para promover o alinhamento dos participantes (gestores e equipe de trabalho) com a estratégia da empresa. Também proporcionam um ambiente de debate saudável, em que é possível analisar uma mudança de rota, fazer um replanejamento de metas e processos, ponderar sobre o uso eficiente dos recursos da empresa e até mesmo avaliar o desempenho e comprometimento da equipe.

Talvez você imagine: seria possível simplesmente eliminar as reuniões? Não podemos fazer tudo isso através de uma ferramenta alternativa, como a troca de e-mails? Na realidade, não. As reuniões são muito mais eficazes, pois permitem que o diálogo seja mais participativo e dinâmico. Além disso, é possível chegar às decisões imediatamente e “partir para a ação”.

Como fazer reuniões eficientes?

Você já entendeu que reuniões de monitoramento e controle são indispensáveis. A única dúvida, agora, é como evitar que elas se tornem um problema para a sua produtividade e a de sua equipe. Para isso, temos algumas dicas.

Definir a pauta

Nunca comece a reunião sem definir uma pauta e informá-la a todos os participantes. A pauta age como um roteiro dos assuntos essenciais que precisam ser apresentados e debatidos, para que nenhum seja esquecido. Ela também evita que o grupo perca o foco, direcionando a conversa para outros assuntos e prolongando a reunião além do ideal.

Organizar os dados e informações

Outra preparação que deve ser realizada antes da reunião é organizar todos os dados e informações que serão relevantes, dentro dos assuntos debatidos. Quando este material não é organizado previamente, o resultado da reunião é mais pobre. Mesmo que haja uma pauta, ninguém tem certeza de como estão o andamento dos projetos e os resultados da equipe. Nesta situação, fica quase impossível fazer uma contribuição consistente sobre o que precisa mudar ou melhorar.

Criar a apresentação

E a lista de coisas a serem feitas antes da reunião só aumenta. Para que todos vejam os dados e informações, preparar uma apresentação é interessante. Você pode fazer a apresentação no computador e projetá-la em uma tela ou simplesmente preparar um arquivo do Word e imprimir cópias para todos. Seja qual for a opção de sua preferência, faça uma apresentação concisa. Ela deve ser apenas um complemento ao debate.

Fazer uma preparação geral

Teste os equipamentos. Imprima cópias extra. Neste processo, aproveite para preparar a sala com cadeiras para todos, café ou água. Avise o restante da empresa sobre a reunião, para evitar telefonemas e chamados neste horário. Toda esta preparação tem em vista reduzir ao máximo o número de interrupções depois que a reunião começar. Tenha em mente que, para cada interrupção de cinco minutos, é preciso mais cinco minutos para que todos os participantes voltem a se concentrar na discussão e o ritmo seja retomado.

Adotar soluções tecnológicas

Se você quer realizar uma reunião de monitoramento e controle altamente produtiva, o melhor caminho é adotar uma solução tecnológica. Uma boa ferramenta de planejamento estratégico pode melhorar muito a eficiência da reunião, sem dar mais trabalho para quem a planeja.

Ela permite: encaminhar a pauta com antecedência para todos os participantes; oferecer uma alternativa ao PowerPoint, na hora de apresentar dados e informações, permitindo visualizá-los de maneira clara mas detalhada; permitir o registro da ata da reunião; registrar as responsabilidades atribuídas a cada colaborador e criar alertas para lembrá-los dos prazos.

Nem todas as soluções tecnológicas são tão completas. Você deve pesquisar e buscar aquelas alternativas de alto impacto, que podem realmente elevar o nível das reuniões na sua empresa.

Com reuniões de monitoramento e controle mais produtivas e eficazes, o planejamento estratégico finalmente irá trazer os resultados que você espera. Está em dúvida sobre como transformar o planejamento estratégico em ação? O criador do BSC (Balance Score Card), Robert Kaplan, tem seis dicas essenciais para lhe apresentar aqui.