3 motivos para adquirir um software de gestão de projetos ainda hoje

Você já parou para se perguntar se você e a sua equipe estão usando seu tempo de maneira eficaz?

Infelizmente, a maioria de nós não é muito boa no gerenciamento de projetos. Na realidade, estatisticamente falando, aproximadamente 10 centavos a cada dólar é desperdiçado devido ao gerenciamento inadequado de projetos.

Pensando nisso, o que você pode fazer para aumentar o desempenho da sua equipe e gerenciar melhor seus projetos?

É provável até que você já venha procurando soluções para isso, afinal, chegou até aqui e, se ainda não se convenceu, temos certeza de que o fará até o final deste artigo.

Adotar um software de gerenciamento de projetos online pode maximizar seus resultados, tornando você e sua equipe capazes de agilizar tarefas importantes, automatizar processos enfadonhos e melhorar a comunicação de toda a sua empresa.

Por que usar software de gerenciamento de projetos?

Vamos fazer um cálculo básico. Todos sabemos que, no mundo moderno, tempo é realmente dinheiro. Afinal, as grandes plataformas de mídia enriqueceram com base exatamente no consumo de tempo das pessoas.

Então, se a sua equipe é desorganizada e atrasa entregas e projetos, o quanto de dinheiro o seu negócio vem perdendo? Quando temos times, ou até nós mesmos somos improdutivos, não só deixamos de fazer mais dinheiro, como perdemos parte do que já levantamos.

De acordo com pesquisadores norte-americanos, 66% das empresas que usam um software de gerenciamento de projetos concluíram seus objetivos dentro do orçamento original em comparação às 47% que operam sem uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Mas como isso é possível? Separamos 3 motivos que farão você considerar ainda hoje a contratação desse tipo de ferramenta.

1. Elimine as tarefas manuais e priorize o que importa

Um software de gerenciamento de projetos ajuda a automatizar processos para quase todo tipo de tarefa chata e recorrente, além de definir diferentes níveis de prioridade e verificar o status de vários projetos em tempo real. Isso libera você e sua equipe para se concentrar no que é mais relevante.

Quer um bom exemplo disso? No início do século XX, o presidente da Bethlehem Steel, Charles M. Schwab, pediu ao jornalista Ivy Lee que lhe mostrasse uma maneira de conseguir executar mais tarefas em menos tempo. Como recompensa, Schwab pagarei qualquer quantia razoável que Lee pedisse.

O jornalista, então, entregou uma folha de papel a Schwab e pediu que ele relacionasse as tarefas que teria de executar no dia seguinte. Schwab o fez e, na sequência, Lee pediu que ele agora enumerasse as tarefas na ordem de sua verdadeira importância.

Então, Lee recomendou: “A primeira coisa que deve fazer amanhã cedo é executar a tarefa número um. Em seguida, passe para a número dois e não faça mais nada enquanto não concluir esta atividade. Depois, faça o mesmo com a número três e assim por diante. Se não puder executar todas as tarefas, não se preocupe, porque pelo menos você cuidou de tudo o que era mais importante antes de ter sua atenção desviada para imprevistos, interrupções e detalhes menos importantes. O segredo está em fazer isso todos os dias. Depois, faça o mesmo com a sua equipe e, no momento oportuno, mande-me um cheque no valor que você achar justo”.

Poucas semanas depois, Charles Schwab enviou a Lee um cheque de U$ 25.000. Elencar sua lista de tarefas e priorizar as atividades levou em poucos anos a empresa Bethlehem Steel se tornar a segunda maior produtora de aço e a maior construtora naval da América.

Como consequência, Schwab acumulou um patrimônio líquido pessoal de mais de US $200 milhões de dólares na época.

2. Melhore a colaboração e a comunicação

De acordo com uma pesquisa de 2019, 80% dos trabalhadores norte-americanos disseram que se sentiam estressados ??por causa da comunicação ineficaz da empresa – levando 63% dos funcionários a quererem sua demissão.

Acha que este cenário é muito diferente do Brasil? Uma pesquisa realizada pela Survey Monkey em 2017, constatou que 64,24% dos brasileiros gostariam de trocar de emprego e advinha o motivo?

O acúmulo de atividades e uma falta de comunicação interna geram estresse e desmotivam os melhores times. No entanto, ao contar com um software de gerenciamento de projetos, você permite que sua equipe colabore remotamente em tempo real, mantendo os colaboradores informados sobre os projetos e fornecendo feedback o mais rápido possível.

3. Acompanhe o seu progresso

Sabe aquela sensação de que você estava completamente alheio ao que estava sendo feito em um projeto? Pois é, isso é consequência de quando as tarefas são organizadas separadamente por pessoas ou setores diferentes e o resultado é quase um Frankenstein corporativo.

Projetos que mais se assemelham a uma colcha de retalhos acabam necessitando de mais tempo para serem ajustados, o que causa mais tempo, mais estresse e, consequentemente, perde-se mais dinheiro.

Do contrário, ao utilizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos é possível ter uma visão geral e em tempo real da execução de cada tarefa. Isso torna o rastreamento de atividades muito mais fácil, dando celeridade e assertividade às ações realizadas.

O que buscar em um software de gerenciamento de projetos excelente?

Agora que você já sabe que precisa de um software de gerenciamento de projetos, deve estar se perguntando como escolher um. Veja as principais perguntas a se fazer antes de tomar uma decisão:

Que tipo de funcionalidade eu preciso?

Cada ferramenta de gerenciamento de projetos tem seu próprio ecossistema e, por isso, é importante analisar seus prós e contras. Contudo, alguns recursos são essenciais se você quer conseguir resultados realmente concretos.

Veja os principais:

A ferramenta de gerenciamento de projetos é fácil de usar

Vamos direto ao ponto, por melhor que seja a sua equipe, nem todos são hábeis mestres da tecnologia e nem precisam ser. Antes de buscar um software de gerenciamento é importante entender que ele precisa ser intuitivo o suficiente para que seu time não perca muito tempo ao utilizá-lo.

Se a ferramenta que você está buscando tem uma curva de aprendizado muito longa, desista dela! Será mais uma tarefa chata e entediante para a sua lista.

Para que isso funcione, você deve procurar um software de gerenciamento de projeto

s que seja fácil de usar e que possa ser utilizado em toda a empresa – desde o recém-contratado de 25 anos fissurado em tecnologia até o membro mais velho do time.

Esta é premissa maior ao se procurar qualquer novo software. Entenda que, se a sua equipe tiver resistência ao uso da ferramenta, não adianta contratá-la.

O software de gestão de projetos precisa ser customizável

Seu negócio e o dia a dia da sua equipe pode até parecer com tantos outros no mercado, mas certamente ele tem suas próprias peculiaridades, então, por que você vai geri-lo pelo conceito criado para outros?

Uma boa ferramenta de gestão de projetos online precisa ser customizável, ou seja, adequar-se à sua realidade.

Assim, procure um aplicativo que possa ser personalizado conforme às necessidades do seu time e que também possibilite a integração com outras ferramentas de trabalho que vocês já utilizem, como o Zoom (para reuniões) e o Google Docs, por exemplo.

Um bom software de gerenciamento de projetos também conta com modelos já replicados por outras equipes e que podem guiar o seu projeto, facilitando e otimizando o seu uso.

Um bom suporte ao cliente que fale a sua língua

Já imaginou contratar uma ferramenta, configurar todo o projeto, comunicar sua equipe das mudanças e, na hora que ocorrer um problema ou tiver uma dúvida com o sistema, precisar de suporte e ter que se contentar com um chatbot que nem fala a sua língua?

É mais ou menos assim que funciona quando você contrata um software de gestão e ele não tem um suporte realmente comprometido com a entrega do cliente.

Por isso, antes de se decidir por uma ferramenta, busque uma empresa confiável, que tenha anos de atuação e expertise no desenvolvimento de soluções corporativas e, principalmente, que conte com um suporte ao cliente rápido e confiável.

É interessante ainda verificar se a plataforma que você busca possui parcerias com outras empresas ou até mesmo consultores de negócios que possam assessorar melhor o planejamento estratégico do seu negócio e alinhá-lo a um plano de ações.

Qual é o melhor software de gerenciamento de projetos?

Existe uma infinidade de ferramentas de gestão, das mais simples às mais robustas, incluindo versões totalmente gratuitas. No entanto, se você busca um software confiável, polivalente, customizável e focado em resultados, o Target é a melhor opção no mercado atualmente.

E se você acha que estamos apenas nos autopromovendo, basta ver os resultados que já geramos para os nossos clientes, dos mais diversos segmentos e localidades do país.

Dada a gama de funcionalidades do Target, faz sentido afirmar que você não estará só contratando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, mas todo um espaço online e colaborativo de trabalho.

Imagine só, são diversas funções operando em um único sistema para gerar produtividade e eficiência acima do esperado mesmo para os melhores times que você possa conhecer.

Se não é isso que sua empresa precisa para alavancar resultados, definitivamente, você deve repensar o seu modelo de negócios.

Mas você deve estar se preguntando que tantas funções incríveis nós temos para sua empresa e temos orgulho em descrever cada uma delas:

Somos totalmente customizáveis

O Target possui um sistema de pesquisa avançada capaz de realizar consultas rápidas e entregar um resumo das informações mais relevantes. A consulta pode ser realizada por responsável, por projeto, por nível de desempenho, dentre outros.

É possível que o usuário escolha como quer acompanhar os projetos e visualizar as informações, permitindo uma padronização da identidade visual.

Somos amigáveis a outras ferramentas

Possuímos um Integrador de conteúdo web que permite acrescentar conteúdo da internet diretamente no painel do projeto, permitindo o acesso a outros sistemas online, como imagens, gráficos, planilhas, calendário, notícias e vídeos, apenas indicando o endereço web.

Somos focados em resultado

O Target permite uma avaliação rápida dos resultados obtidos através da construção de séries históricas e análises de desempenhos, dentre outros. Este recurso cria controle de indicadores calculados de forma automática com base nas metas previstas e realizadas.

Mantemos seus objetivos sempre à vista

O Target permite a criação do Mapa da Estratégico da organização utilizando-se da metodologia de Balanced Scorecard – BSC ou pode ser customizado dentro da necessidade da organização.

O mapa da Estratégia permite a navegação pelo planejamento de forma intuitiva, dando uma visão geral da estratégia e do desempenho da execução. Esta funcionalidade comporta o uso de mapas tradicionais ou personalizados, sendo possível uma navegação pelos diversos objetivos para um maior detalhamento das iniciativas estratégicas. Assim, você garante o foco das suas ações durante todo o projeto.

Ainda não se convenceu, temos uma lista de outras funcionalidades para o seu negócio. Confira o que mais o Target pode fazer:

• Possibilita definir prazo de execução de cada atividade do cronograma.
• Possibilita a definição das equipes de trabalho para fins de elaboração de orçamento.
• Possibilita o acompanhamento da execução físico-financeira dos projetos.
• Possibilita a geração de relatório/consulta de projetos, com variados filtros, tais como: por período, status, por código, por fornecedor, por colaborador responsável, setor executante, solicitante, localização, por data de emissão, de início e conclusão, descrição sumária da manutenção, relatório de materiais consumidos e custos relacionados.
• Possibilita o gerenciamento de riscos, intercorrências e solicitações de mudança sobre os projetos.
• Utiliza conceitos de grupos de usuários para definição de permissões coletivas.
• Possibilita a Colaboração de equipe.
• Permite a criação de encaminhamentos para execução de ações nos projetos.
• Possibilita a configuração de alertas de prazos para notificar os responsáveis dos projetos, dentro de conjuntos de regras considerando a data de término do projeto, informando sobre a proximidade de vencimento e/ou a falta de atualização das informações.
• Permite a visualização das notificações do usuário.
• Permite a criação de ações corretivas para os problemas nos projetos, com associação a responsável e notificação do andamento desta ação.
• Permite comunicação via Telegram.
• Permite a geração de relatórios e gráficos dinâmicos sobre andamentos e resultados dos projetos.
• Disponibiliza relatórios gerenciais considerando o desdobramento estratégico dos projetos em diferentes formatos.
• Disponibiliza um módulo para criação de apresentação dos status dos projetos, permitindo uma configuração flexível para sequenciar o debate em reunião.
• Permite a criação, execução e acompanhamento de reuniões estratégicas e operacionais.
• Cria uma ata eletrônica da reunião que envia os encaminhamentos para os responsáveis disponibilizando automaticamente nas páginas dos projetos com as atualizações das ações definidas.
• Possibilita a visualização das ações do projeto por área geográfica, permitindo ao Gestor uma visão regionalizada dos projetos.
• Permite a criação e navegação no sistema de forma off-line.
• É responsivo: pode ser utilizado em versão mobile, disponível para Android, na Google Play, e iOS, na Apple Store, e desktop para Windows 8/10 no Windows Store.

E isso foi só um resumo de todas as nossas possibilidades!

Como fazer a melhor escolha para sua equipe?

Bom, se até aqui você ainda não se convenceu pelo Target, vamos deixar que você mesmo tire as suas conclusões. Então, como buscar a melhor solução para o seu negócio?

1. Faça uma lista do que você realmente precisa

Lembra-se de todas as funções de gerenciamento de projetos de que falamos anteriormente? Alguns são mais importantes do que outros, mas muitos recursos que citamos são absolutamente essenciais.

Para fazer a melhor escolha, pergunte ao seu time que recursos seriam úteis, como eles seriam usados e com quais tipos de aplicativos seu gerenciador de projetos precisa se integrar.

Com base nessas informações, você pode encontrar seu gerenciador perfeito.

2. Faça perguntas

Antes de se decidir, pesquise se a ferramenta que você está buscando é compatível com as soluções de que precisa. Use a lista de desejos da qual falamos e entre em contato com os softwares de gerenciamento de projetos para pedir mais informações.

Mais importante ainda, entre em contato se não encontrar as respostas que procura. Nosso time da Facilit está sempre disponível para ajudá-lo a encontrar o que funciona melhor para você – então, se não tiver certeza, basta nos perguntar.

O que você está esperando?

Um gerenciamento inadequado de projetos pode custar muito tempo, dinheiro e recursos humanos à sua empresa. Escolha uma ferramenta capaz de realizar o seu gerenciamento e nivelar sua equipe.

Se o que você busca é aumento de produtividade, redução de desperdícios, e otimização de resultados, a Target é a melhor opção para o seu negócio.

E mais, você paga pela quantidade de usuários que irão utilizar a ferramenta, ou seja, pode ser utilizada por pequenos a grandes times adequando-se integralmente ao orçamento da sua empresa.

Pare hoje mesmo de perder dinheiro e clientes para a concorrência. Fale com o nosso time e descubra porque o Target se encaixa perfeitamente no seu negócio.