O guia completo para gerenciamento de custos do seu projeto

Os orçamentos podem determinar ou arruinar qualquer projeto. Todo gestor habilidoso deve ser capaz de controlar o dinheiro, o tempo e os recursos com os quais está trabalhando o tempo todo.

É preciso estar preparado para fazer ajustes sempre que necessário. O que não é fácil! E é aí que entra o gerenciamento de custos.

O gerenciamento de um projeto envolve orçamentos, alocação e controle de custos para garantir que sua equipe sempre tenha o que precisa, onde e quando for necessário.

Mas, como sempre, existem alguns processos e ferramentas em que você deve pensar antes de mergulhar de cabeça no gerenciamento de custos.

Mas, calma, estamos aqui para ajudar.

Com este artigo vamos explicar o que é gerenciamento de custos, o processo a ser realizado e como você pode usar o Target para gerenciar suas despesas e turbinar suas habilidades de gestão.

O que é gerenciamento de custos?

O gerenciamento de custos é o processo que as equipes usam para estimar, alocar e controlar despesas.

Resumindo, o gerenciamento de custos tem como objetivo ajudar as organizações a prever quanto dinheiro precisam para garantir que não ultrapassem o orçamento.

Isso é muito importante para as empresas. Afinal, se você não consegue prever quanto dinheiro vai precisar para um projeto, pode acabar ficando sem dinheiro no meio do caminho.

Para evitar um fracasso, você deve implementar algumas habilidades de gerenciamento de caixa e certificar-se de que está cuidando dos recursos de sua equipe com sabedoria.

Isso pode parecer um pouco complicado, mas em teoria é supersimples.

Os gerentes de projeto ficam de olho nos custos diretos e indiretos usando 3 estágios básicos.

1. Planejamento

O estágio de planejamento é onde você contabiliza seus custos projetados. Ou seja, aqui você precisa definir quanto dinheiro você espera gastar em uma etapa específica ou mesmo em todo o projeto.

2. Implementação

A fase de implementação – ou ‘execução’ – ocorre quando você gasta o dinheiro, documenta as despesas e as acompanha para garantir que está cumprindo o planejamento de recursos e o plano de gerenciamento do projeto.

3. Análise

Após a conclusão do projeto, você pode analisar o sucesso ou o fracasso comparando os custos previstos com os custos reais. Isso vai te dizer quão boas foram suas previsões e dar a você benchmarks para planos de gerenciamento de custos futuros.

Por que o gerenciamento de custos é importante?

Já falamos sobre o que é gerenciamento de custos. Mas por que ele é tão importante?

O gerenciamento de custos é importante para as organizações porque auxilia o planejamento de recursos do projeto com três benefícios principais.

1.     O gerenciamento de custos o ajudará a evitar estouros no orçamento.

Se você pensar muito e planejar com sabedoria ao alocar custos durante o estágio de planejamento, será muito mais fácil evitar gastos excessivos em aspectos específicos de seu projeto.

2.     O gerenciamento de custos ajuda a reduzir os níveis de risco.

Imprevistos sempre acontecem. Você tem que se planejar para isso, que é onde o gerenciamento de custos entra. Um grande gerente de projeto fará um orçamento para uma provisão de risco durante o processo de gerenciamento de custos para que, se custos imprevistos surgirem do nada, não inviabilizem o projeto.

3.     O gerenciamento de custos ajuda você a preparar seus processos para o futuro.

Depois de terminar um projeto, você poderá comparar os custos reais com os custos projetados. Isso fornecerá dados concretos e relatórios que mostram como suas previsões foram boas durante os estágios de planejamento e se você está usando seus recursos de forma eficiente.

Embora muito disso pareça bastante simples, é importante lembrar que o gerenciamento de custos também tem alguns desafios únicos.

Ao longo do processo de gerenciamento de custos, os gerentes de projeto terão que reavaliar e fazer previsões constantemente para combater estimativas imprecisas e variações de custos.

Se um gerente não entendeu totalmente o escopo do projeto durante os estágios de planejamento, sua previsão pode acabar ficando bem longe do alvo. Isso pode levar a estouros e prejudicar a lucratividade da sua empresa.

Em outras palavras, acertar da primeira vez é muito importante.

Em um nível mais básico, o maior desafio de gerenciamento de custos que as equipes normalmente enfrentam é a simples falta de recursos.

Às vezes, você pode descobrir que a alta administração alocou um orçamento de projeto irreal, o que torna difícil obter os recursos ou a mão de obra de que você precisa para realizar o trabalho.

Da mesma forma, muitas equipes usam tecnologia desatualizada para tentar controlar seus custos. Sem o benefício de uma plataforma intuitiva de gerenciamento de projetos baseada em nuvem que pode controlar suas finanças em tempo real, o gerenciamento de custos pode ser bastante complicado.

Existem muitas soluções de software de gerenciamento de custos por aí, mas por que se contentar com uma ferramenta de apenas uma tarefa quando você pode mais?

Se você quiser evitar essas armadilhas e garantir que seu controle de despesas se encaixe em suas outras tarefas de gerenciamento de projeto, você precisa ter certeza de compreender os fundamentos e encontrar uma solução mais abrangente que o ajudará a otimizar processos e viabilizar o seu planejamento.

Como funciona o gerenciamento de custos?

Não existem 2 empresas 100% iguais, certo? Bem, o gerenciamento de custos tende a funcionar da mesma forma. Todo mundo tem seu próprio estilo ou maneira de fazer as coisas.

Mas não importa o quão detalhista ou básico você seja com seu planejamento, você deve sempre se certificar de dividir seu processo de gerenciamento de custos nas 3 fases que descrevemos anteriormente. Ou seja, planejamento, implementação e análise.

A fase de planejamento

Aqui é onde a diversão começa.

Antes de abrir uma estrada, você precisa fazer um levantamento do terreno, certo? Bem, a mesma regra se aplica a qualquer projeto.

É aí que entra o planejamento.

Esta primeira fase do gerenciamento de custos eficaz envolve reunir as partes interessadas para descobrir quanto dinheiro você espera precisar para um projeto.

Isso significa ter em mente todos os recursos de que você precisa para cada aspecto de um projeto, calculando tudo e ajustando para uma quantidade razoável de gastos excessivos.

Por exemplo, se você está no ramo de restaurantes, vai querer saber de quais ingredientes vai precisar para cada prato, as quantidades necessárias e quanto custarão esses ingredientes.

O processo de resolver tudo isso é o estágio de planejamento.

A fase de implementação

A fase de implementação consiste em gastar seu dinheiro.

Depois que seu plano de gerenciamento de custos for aprovado pelos superiores, você pode alocar seu dinheiro. Mas a fase de implementação não para por aí.

Ao longo do processo de gastos, você deve monitorar e registrar constantemente todos os custos e, em seguida, comparar o desempenho dos custos com a estimativa de orçamento e o cronograma do projeto. Isso ajuda a garantir que você esteja cumprindo o plano.

Às vezes, você pode achar que precisa fazer algum corte de custos ou – se tiver sorte – pode redistribuir o orçamento alocado que ficou insuficiente em outras áreas para manter as coisas equilibradas.

A fase de análise

A fase de análise ocorre após a conclusão de um projeto.

Esta parte trata de calcular seus custos orçados em cada etapa do projeto e comparar esses gastos com seu orçamento. Observe todas as variações nos gastos para tentar identificar quaisquer padrões ou áreas específicas em que você teve dificuldade para ficar dentro ou fora do orçamento.

Essas lições podem ser aplicadas ao seu próximo exercício de gerenciamento de custos para garantir que você faça um trabalho melhor no desenvolvimento de previsões orçamentárias precisas que agreguem valor.

Lembre-se: um orçamento de custo melhor ajudará você a controlar os custos para atingir o valor planejado, manter a eficiência e deixar seus stakeholders mais felizes.

Usando ferramentas de gerenciamento de custos

Para ser justo, muito disso é mais fácil falar do que fazer. É por isso que todos os melhores gerentes de projeto usam um software para ajudá-los a gerenciar os custos.

Normalmente, a escolha é por uma plataforma baseada em nuvem na qual as equipes podem criar fluxos de trabalho personalizados.

Este tipo de ferramenta permite que suas equipes planejem, executem e rastreiem processos, projetos, custos e tarefas diárias. Ela pode ajudá-lo a realizar o trabalho com mais rapidez, eficiência e dentro do orçamento.

Mais importante ainda, qualquer ferramenta de trabalho que valha a pena incluirá recursos que ajudem as equipes a controlar seus custos. Taxas personalizáveis ??e configurações de campo financeiro tornam isso super-rápido.

Um bom software de gerenciamento também incluirá relatórios e funcionalidades de análise para que você possa obter atualizações em tempo real sobre quanto está gastando.

Relatórios semanais ou diários automáticos significam que você sempre tem acesso a gráficos detalhados que podem ajudá-lo a demonstrar a todos na equipe como você está se saindo em termos de orçamento e recursos disponíveis.

Como o Target pode ajudar no gerenciamento de custos?

O Target consegue levar em consideração a parte orçamentária do gerenciamento de projetos e lhe ajudar a olhar a perspectiva financeira do projeto e se atentar com o gerenciamento de custos.

Para gerenciar seu orçamento com o Target, tudo o que você precisa fazer é seguir três etapas fáceis.

1. Configure seu projeto.

Primeiro, tudo que você precisa fazer é criar um grupo para cada projeto ou evento que você está planejando. Em seguida, adicione alguns itens. Cada um deles representará uma tarefa que precisa ser realizada.

Assim que você tiver tudo pronto e funcionando, você pode adicionar algumas pessoas responsáveis ??por cada tarefa, seu status e prazos.

2. Controle as despesas.

Agora que suas tarefas estão configuradas, você pode adicionar dados e preenchê-la com seu orçamento para cada tarefa, que será automaticamente computado para dar a você seu orçamento total.

Depois, você pode adicionar o valor que realmente gastou para comparar com seu orçamento.

3. Configure fórmulas.

Para tornar seu fluxo de trabalho mais fácil, você pode adicionar indicadores e associa-los aos projetos para ajudá-lo a entender rapidamente o que seus números significam.

O Target garantirá que você sempre saiba se está dentro de sua estimativa de custo, quanto dinheiro ainda resta e destacará quaisquer dados exclusivos que sejam importantes para você.

É literalmente isso.

Seguindo essas etapas simples, você pode usar os indicadores do Target para garantir que fez uma estimativa de custo precisa, pode alocar qualquer custo fixo e ter um melhor controle de suas despesas de gerenciamento de projeto.

Comece a analisar esses números

No final do dia, o gerenciamento de custos é muito importante. O processo é projetado especificamente para garantir que você esteja estimando, alocando e controlando adequadamente todos os custos envolvidos nos projetos de sua equipe.

Sem um orçamento dinâmico e detalhado, será praticamente impossível garantir que você tenha dinheiro e recursos suficientes para pagar todas as despesas e ver seu projeto até o fim.

Certificando-se de que entendeu e implantou corretamente o processo de gerenciamento de caixa, você pode garantir que isso nunca aconteça com sua equipe.

Mas, novamente, o gerenciamento de caixa não é a coisa mais fácil do mundo para todos. Afinal, não somos todos gênios da matemática. Rastrear os gastos e compará-los constantemente com seu orçamento à medida que o projeto avança pode ser complicado.

Mas não se preocupe, porque com o Target é realmente muito simples. Temos todas as ferramentas de orçamento e relatórios, e integrações de que você precisa para manter seu orçamento em seus projetos.

Então, você está pronto para descobrir como o Target pode alavancar seu gerenciamento de custos? Fale com um consultor e descubra.