Escritório de projetos em prefeituras: entenda a importância

O escritório de projetos (ou Project Management Office — PMO) é uma estrutura de gerenciamento que objetiva criar parâmetros para os processos de governança relativos a projetos.

A função desse escritório é otimizar o uso dos recursos, instituir uma metodologia, propor e difundir ferramentas e técnicas de gerenciamento a serem usadas por toda a entidade.

Todavia, são muitas as funções que um PMO pode assumir na gestão pública. Logo, é preciso que seu papel seja bem especificado e definido, ensejando uma melhor atuação e, consequentemente, melhores resultados.

Acompanhe os tópicos seguintes e entenda a importância do escritório de projetos em uma prefeitura.

Alinhamento das demandas sociais aos projetos

Tratando-se de prefeituras, entidades que precisam atuar pautadas no interesse público, é preciso priorizar da melhor maneira as necessidades da população. Em geral, são os projetos que viabilizam a satisfação dessas demandas.

Por meio do escritório de projetos, são estabelecidos critérios que ponderam sobre a carência dos cidadãos, viabilizando a resolução dos assuntos mais urgentes.

Escritório de projetos como ferramenta de eficiência

Com a implantação de um escritório de projetos é natural que indicadores de desempenho sejam criteriosamente elaborados, possibilitando um acompanhamento mais próximo dos resultados da gestão pública.

Ou seja, além de contribuir para um melhor gerenciamento dos projetos como um todo, o PMO permite que se faça uma ponderação sobre o quão assertivos são os trabalhos desempenhados pelo administrador público.

Maior qualidade ao gerenciamento dos projetos

Graças ao PMO, é possível identificar facilmente o status dos projetos, ver quais as atividades já foram concluídas, aquelas que estão em andamento ou as que ainda se encontram atrasadas.

Além de favorecer o acompanhamento, o escritório de projetos tende se antecipar a possíveis problemas, intervém com agilidade no surgimento de desvios, lida com os riscos e cria um valioso registro de lições aprendidas.

O escritório se mostra como uma estrutura sistemática que favorece os esforços de planejamento já que, intrinsecamente, o dota de metodologias, ferramentas e técnicas que podem ser disseminadas por toda a entidade pública.

Gerenciamento centralizado

Por funcionar de maneira integrada e alinhada, o PMO atua promovendo um gerenciamento centralizado e padronizado, que favorece projetos melhor planejados e organizados.

Dessa forma, torna-se muito mais simples atender à estratégia do órgão, dada uma melhor unificação e padronização de informações.

Comunicação otimizada

Outro benefício proporcionado é a melhor fluidez na comunicação, sobretudo por padronizar a documentação, os indicadores, relatórios, etc. Essa padronização se reflete na organização da empresa como um todo.

A implementação de um PMO cria uma cultura de gerenciamento com reflexo positivo em todas as formas de interação.

Estudo de viabilidade das propostas

Quando se conta com a estrutura de um escritório de projetos, a viabilidade dos empreendimentos pode ser mais bem dimensionada, evitando que se comprometa um investimento valioso em projetos com pouco valor agregado à população.

Tratando-se da gestão de uma prefeitura, dedicar orçamento em iniciativas que pouco contribuam para o interesse do povo pode até desencadear queixas de improbidade administrativa.

Modelo de governança em gerenciamento de projetos

Caso haja algum motivo que inviabilize a estruturação de um escritório de projetos, a prefeitura deve, no mínimo, mover esforços no desenvolvimento de um modelo de governança inspirado nos conceitos de um PMO.

Com isso, uma cultura de gerenciamento de projetos deve começar a surgir na entidade, auxiliando na gestão dos projetos em andamento e preparando a organização para um escritório de projetos consolidado.

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